In den berühmten Worten von Benjamin Franklin: "Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf das Scheitern vor". Die Essenz seiner Idee ist auch heute noch sehr lebendig. Die Project Management Society nennt unzureichende Planung als Ursache Nummer eins für gescheiterte Projekte.
Die Lösung ist das Workstreams-Projektmanagement. Es ist eine praktische und effiziente Methode, mit der Projektmanager/innen mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren und die Zusammenarbeit im Team unterstützen können, ohne dass es zu Datensilos oder Missverständnissen kommt.
Was ist ein Workstream im Projektmanagement?
Workstreams sind Gruppen von zusammenhängenden Aufgaben, die dir helfen sollen, dein Ziel so schnell wie möglich zu erreichen. Sie sind eine Möglichkeit, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Teile zu zerlegen.
Wie du ein Projekt in Workstreams aufteilst, bleibt dir überlassen. Du kannst zwei Ansätze wählen:
Linearer oder sequentieller Ansatz: Die Aufgaben werden nacheinander in einer festen Reihenfolge erledigt
Gleichzeitiger oder paralleler Ansatz: Verschiedene Teams arbeiten an mehreren Aufgaben gleichzeitig
Beispiele für Workstreams
Im Folgenden findest du Beispiele für Workflows, die dir zeigen, wie du sie im Projektmanagement für reale Situationen in deinem Unternehmen einsetzen kannst.
Marketing-Kampagne
Einige Beispiele für Workstreams in einem Marketingkampagnenprojekt sind:
Branding
Erstellung von Inhalten
Social Media-Strategie und -Posting
Kampagnen-Analysen
So kannst du deine Marketingkampagnen mit workstreams.ai verwalten:
- Richte deine Kampagne ein: Du kannst eine der workstreams.ai-Vorlagen verwenden oder von Grund auf neu beginnen
- Konfiguriere deine Aufgaben: Drücke einfach auf die Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen", um eine Aufgabe zu erstellen und sie der zuständigen Person zuzuweisen
- Optimiere und automatisiere: Lege für Dinge wie das Hinzufügen von Stories, Beiträgen oder anderen regelmäßig wiederkehrenden Aktionen fest, dass sie sich wiederholen, damit du sie nicht vergessen musst.
- Verfolge den Projektfortschritt: Füge Ziele und Meilensteine hinzu, um deinem Team mit Burndown-Diagrammen einen klaren Überblick über den Stand der Dinge zu geben.
App-Entwicklung
Agiles Projektmanagement in der IT-Branche kann dir helfen, mühelos tolle Produkte zu entwickeln. Hier sind Beispiele für Workstreams in einem IT-Projekt und wie workstreams.ai dabei helfen kann:
- Website-Entwicklung: Ein flexibler Workstream erleichtert die Zusammenarbeit von Projektteams aus den Bereichen UX, Grafik, Inhaltserstellung und Entwicklung
- Feature-Updates und UX-Design: Du kannst den Teammitgliedern von einem Ort aus Aufgaben mit klaren, visuellen Bezeichnungen zuweisen, um deine Arbeit voranzutreiben
- Fehlerkorrektur: Ein eindeutiges Bug-Label hilft dabei, die lästigen Probleme zu identifizieren, die schnell behoben werden müssen.
- Erstellung von Landing Pages: Bündle verwandte Aufgaben zu einem Ziel, um Transparenz und Flexibilität zu gewinnen, wenn du deine Content-Autoren mit Grafikdesignern und IT-Spezialisten verbindest.
Rekrutierung
Workstreams im Projektmanagement für das Personalwesen verlagern deinen Fokus von den Prozessen auf die Menschen. Hier erfährst du, wie du den Einstellungsprozess in kleinere Workstreams und Teilaufgaben unterteilen kannst, damit dein HR-Team reibungsloser arbeiten kann:
Festlegung und Genehmigung von Stellen: Offene Stellen definieren, die Zustimmung zur Einstellung einholen und Gehaltsbudgets festlegen
Kandidatensuche: Suche und Gewinnung potenzieller Kandidaten über verschiedene Kanäle
Screening und Vorauswahl: Durchsicht von Lebensläufen, Durchführung von Erstgesprächen und Auswahl von Kandidaten für die Bewertung
Interviews und Bewertungen: Planung von ausführlichen Interviews, Kompetenzbewertungen und Bewertungen der kulturellen Eignung
Überprüfung von Referenzen: Überprüfung der Qualifikationen und der Eignung der Bewerber
Angebot und Verhandlung: Ausweitung des Stellenangebots und Verhandlung der Bedingungen mit ausgewählten Kandidaten
Onboarding: Orientierung und Schulung erleichtern
Metriken und Berichte: Verfolgung von Rekrutierungsmetriken wie Time-to-fill und Cost-per-hire sowie Berichterstattung über Rekrutierungsaktivitäten
Workstreams Projektmanagement: Vorteile
Verbesserte Organisation und Produktivität
Eine klare Definition von Rollen und Zuständigkeiten reduziert das Chaos und den Stress eines unorganisierten Arbeitsplatzes und hilft dir, Ressourcen effektiver zu verteilen, ohne jemanden zu überlasten. Vielleicht findest du sogar Prozesse, die gar kein menschliches Eingreifen erfordern und automatisiert werden können, was die Produktivität noch weiter erhöht.
Größere Verantwortlichkeit und Engagement
Klare Aufgabenzuweisungen fördern das Gefühl von Eigenverantwortung und Engagement. Jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und wie er zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Wenn du einem Workstream folgst und jeden Meilenstein feierst, wird deine Arbeit lohnender, befriedigender und sinnvoller.
Mehr Transparenz
"Ein klarer Plan, was erwartet wird, verhindert Verwirrung und Missverständnisse und hilft sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das haben, was sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen", sagt Kate Vitasek, Senior Forbes-Mitarbeiterin.
Workstreams bieten einen transparenten Plan, der eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht. Darüber hinaus können die Beteiligten den Status jedes Projekts leicht verfolgen, wodurch das Vertrauen gestärkt wird. Transparenz ist auch deshalb wichtig, weil sie dabei hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und proaktive Problemlösungen und Risikominderung zu ermöglichen.
Kundenzufriedenheit
Jeder Projektmanager weiß, wie stressig es sein kann, knappe Fristen einzuhalten und die Ergebnisse auf dem neuesten Stand zu halten. Rationalisierte Arbeitsabläufe machen das viel einfacher. Sie sorgen dafür, dass deine Kunden zufrieden sind, denn mit einem visuellen, kollaborativen Projektplan wird keine Aufgabe, kein Problem und keine Frist mehr übersehen.
Realistische Planung
Workstreams im Projektmanagement erleichtern die Planung umfangreicher Vorhaben. Wenn du ihre Anforderungen, deine laufenden Projekte, das Budget und die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder kennst, kannst du realistische Prognosen erstellen. So kannst du sicherstellen, dass du nie mehr abbeißt, als du kauen kannst.
Workstreams im Projektmanagement: Wie man es umsetzt
Zerlege das Projekt in Workstreams
Als ersten Schritt deiner Workflow-Analyse solltest du die wichtigsten Komponenten oder Phasen des Projekts bestimmen. Das sind die nachvollziehbaren Meilensteine. Bestimme ihre wichtigsten Leistungen und gewünschten Ergebnisse.
Gruppiere die zusammenhängenden Elemente auf der Grundlage ihrer Art und ihrer Abhängigkeiten. Jeder Workstream im Projektmanagement sollte einen logischen, überschaubaren Teil des Plans darstellen.
Definiere jeden Workstream klar und deutlich
Um Workstreams zu erstellen, solltest du dir diese Fragen stellen:
Was ist der Zweck dieses Projekts?
Was sind seine KPIs?
Welchen Umfang und welches Budget hat das Projekt?
Was sind die potenziellen Risiken, denen du begegnen kannst?
Welche Abteilungen und Teammitglieder sind beteiligt?
Welche Meilensteine des Projekts musst du erreichen?
Worüber müssen die Interessengruppen informiert werden?
Schreibe deine Antworten auf und behalte sie zur Hand, wenn du die nächsten Schritte zum Aufbau eines effektiven Workstreams unternimmst.
Bevor du mit der Zuordnung von Workflow-Abhängigkeiten beginnst, brauchst du eine solide Grundlage mit Zielen, Rollen und Regeln für jeden Workstream.
Klare Ziele setzen
Wir empfehlen, die SMART-Zieltechnik zu verwenden, um sicherzustellen, dass deine Projektziele richtig sind:
Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert
Stelle sicher, dass jeder Workstream mit den allgemeinen Projektzielen und der Wachstumsrichtung des Unternehmens übereinstimmt.
Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Um Projekte effektiv durchzuführen, muss jedes Teammitglied seine Rolle verstehen und wissen, wie es zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Weisen Sie Aufgaben zu, um die Produktivität zu maximieren - sorge dafür, dass jeder an dem arbeitet, was er am besten kann, und niemand mit seiner Arbeitslast überfordert ist. Nutze Tools zur Rationalisierung der Kommunikation zwischen verschiedenen Teams, um unnötige Datenblockaden zu vermeiden.
Regeln und Richtlinien aufstellen
Erstelle eine Reihe von Kommunikationsprotokollen, Berichtsstrukturen und spezifischen Projektstandards. Einige Beispiele für Regeln, die du einführen kannst, sind:
Tägliche oder wöchentliche Status-Updates in deinem Kommunikationstool
Ein System für Qualitätsprüfungen, bevor die Arbeitsergebnisse als vollständig eingestuft werden
Ein Verfahren zur Lösung von Konflikten, die nicht innerhalb des Workstreams gelöst werden können
Standardformatierung für die Dokumentation
Versionskontrolle
Umfassende Überprüfungen nach Erreichen von Meilensteinen
Vergiss nicht, in dieser Phase alle relevanten Vorschriften und Industrienormen zu überprüfen.
Abhängigkeiten kartieren
Workflow-Mapping ist wichtig, um die Projektprioritäten und Abhängigkeiten zu verdeutlichen. Bestimme zunächst, welche Aufgaben für die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens am wichtigsten sind. Setze Prioritäten in Bezug auf Fristen oder um den Unternehmenszielen näher zu kommen.
Verwende visuelle Projektmanagement-Tools, um die Abhängigkeiten zwischen den Workstreams eines Projekts darzustellen. Die Erledigung von Aufgaben in einem Bereich treibt auch Verbesserungen in anderen Abteilungen voran. Aktualisiere diese Abhängigkeitspläne regelmäßig und nutze sie, um Engpässe und Risiken zu erkennen.
Wähle ein Projektmanagement-Tool
Jetzt ist es an der Zeit, dass du die richtige Software auswählst, die dir bei der Verwaltung deiner Projekte hilft. Zeit für uns, über unser Produkt zu sprechen 😉
workstreams.ai ist eine Workflow-Management-Software für die einfache Organisation von Aufgaben. Wir glauben an das KISS-Prinzip (Keeping It Simple Stupid), damit jeder sie sofort nutzen kann. Mit der Drag-and-Drop-Oberfläche und den vorgefertigten Workstream-Vorlagen kannst du Projektphasen planen und den Fortschritt verfolgen - und das alles mit nur wenigen Klicks einrichten.
workstreams.ai lässt sich in die Tools integrieren, die du bereits verwendest, um das Aufgabenmanagement einfacher und effizienter zu machen. Einige dieser Verbindungen sind:
Slack und Microsoft Teams für die Verwaltung von Aufgaben im selben Raum, in dem du deine Ideen sammelst
Trello, um deine Karten direkt in workstreams.ai zu importieren und sie automatisch in Workstreams zu verwandeln, komplett mit all ihren Zuweisern, Beschriftungen, Beschreibungen und einer ständigen Synchronisierung
Webhooks (einfache APIs) zum Abrufen von Daten aus beliebigen Anwendungen oder Programmen, um sie automatisch in Workstreams.ai-Aufgaben zu übertragen
Kalender zum Verbinden von Gmail und Outlook mit unserem In-App-Kalender, damit du das Beste aus deinem Tagesablauf machen kannst
Weitere nützliche Funktionen sind:
Funktion für eingefrorene Aufgaben: Zeigt an, welche Aufgaben in den letzten Tagen nicht vorwärts gekommen sind, damit du sehen kannst, wo du deine Aufmerksamkeit ablenken musst
Zeitzuweisungsfunktion: Verfolgt die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit und vergleicht die Fertigstellungszeiten, damit du notwendige Anpassungen vornehmen kannst
Eigentumsoptionen: Ermöglicht verschiedene Eigentumsstufen, die deinen Bedürfnissen entsprechen, egal ob du einen oder mehrere Eigentümer haben möchtest.
Registriere dich hier, um es selbst auszuprobieren. Es ist 100%ig unverbindlich und kostenlos für Teams mit bis zu drei Mitgliedern.
Regelmäßig überwachen und verbessern
Durch die Optimierung von Workflows mit Überwachung und Bewertung kannst du deine Strategien verfeinern, Ziele anpassen oder Ressourcen neu zuweisen, um deine Zeit, dein Team und dein Budget besser zu nutzen. Um dies zu erreichen, kannst du:
Peer Reviews und Feedbackschleife implementieren
KPIs aufstellen
Regelmäßige Check-in Meetings für jeden Workstream anberaumen
Projektmanagement- und Teammanagement-Tools verwenden
Abhängigkeitslisten aktualisieren
Agile Workflows nutzen, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in den Vordergrund stellen
Fazit
Das Workstream-Projektmanagement ist eine einfache und praktische Methode, um jedes komplizierte Projekt durchführbar zu machen. Die Unterteilung komplexer Vorhaben in überschaubare Schritte mit Variablen, Abhängigkeiten und Aufgabenzuweisungen hilft dabei, Risiken zu minimieren, die Produktivität zu steigern und lästigen Fristen einzuhalten.
workstreams.ai ist das perfekte Tool dafür, denn es hat praktisch keine Lernkurve - und viele praktische Funktionen. Es hilft dir, eingefrorene Aufgaben zu erkennen, Daten mit anderen Quellen zu verknüpfen, effektiv Prioritäten zu setzen und die für jeden Schritt aufgewendete Zeit zu verfolgen. Die Software ist in hohem Maße anpassbar und kinderleicht zu navigieren.
Melde dich an, um der/die Projektmanager/in der Zukunft zu werden - kostenlos und ohne Verpflichtungen.
FAQs
Was sind Workstreams im Projektmanagement?
Workstreams sind kleinere, zielgerichtete Aktionen oder Aufgaben, die miteinander verbunden sind. Sie helfen dabei, große Projekte zu organisieren und zu rationalisieren, was die Erfolgschancen erhöht und eine effiziente Ressourcenzuweisung, Fortschrittsüberwachung und Problemlösung erleichtert.
Was ist ein Beispiel für einen Projekt-Workstream?
Ein Beispiel dafür ist der Workstream "Testen und Qualitätssicherung" in der Softwareentwicklung, der Teilaufgaben wie die Identifizierung und Behebung von Fehlern, die Sicherstellung der Qualitätsstandards der Software und die Durchführung gründlicher Tests vor der Bereitstellung umfasst.
Was ist der Unterschied zwischen Phasen und Workstreams?
Phasen sind die einzelnen Phasen im Projektzeitplan, während Workstreams die zusammenhängenden Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb jeder Phase sind.
Wie managt man ein Projekt mit mehreren Workstreams?
Lege klare Ziele für jeden Workstream fest, teile Teams und Ressourcen für jeden zu, stelle Abhängigkeiten zwischen ihnen her, überwache regelmäßig den Fortschritt und aktualisiere die Struktur nach und nach. Nutze Projektmanagement-Tools wie workstreams.ai, um praktische Workflows zu erstellen, Aufgaben zu verfolgen, effektiv zu kommunizieren und erfolgreich zusammenzuarbeiten.
