Agile Workflows erfreuen sich großer Beliebtheit, da sie einen dynamischen Ansatz für das Projektmanagement bieten. Sie ermöglichen es den Teams, schnell auf sich verändernde Anforderungen zu reagieren und schrittweise Werte zu schaffen.
Die Implementierung eines agilen Workflows kann jedoch ohne angemessene Anleitung und Verständnis entmutigend sein.Dieser Leitfaden bringt Licht ins Dunkel der agilen Workflows und bietet eine schrittweise Anleitung zur sofortigen Anwendung des Konzepts.
Unabhängig davon, ob du ein Projektmanager, ein Teamleiter oder ein funktionsübergreifendes Teammitglied bist, wirst du das Wissen und die Tools finden, die du brauchst, um dich auf eine agile Reise zu begeben.
Was ist ein agiler Workflow?
Der agile Workflow ist ein moderner Projektmanagement-Ansatz, der die Effizienz erhöht, indem das Projekt in kleinere, überschaubare Zyklen unterteilt wird. Außerdem werden die Kunden aktiv in die Produktentwicklung einbezogen, indem ihr Feedback während des gesamten Projektlebenszyklus berücksichtigt wird.
Agile Workflows werden häufig in der IT-Entwicklung eingesetzt, können aber auch in anderen Bereichen angewendet werden. Ziel ist es, Teams in die Lage zu versetzen, schnell auf Veränderungen zu reagieren, schrittweise Werte zu liefern und ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Agiler Workflow vs. traditioneller Workflow
Nachdem wir nun die grundlegenden agilen Prinzipien kennen, wollen wir die Unterschiede zwischen traditionellen und agilen Workflows erklären.
Agiler Workflow | Traditioneller Workflow |
Flexibilität: legt Wert auf Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Er ist offen für Veränderungen und ermöglicht Iterationen und Anpassungen während des gesamten Projekts. | Vorhersehbarkeit: basiert auf einem vorausschauenden Ansatz, der darauf abzielt, alle Projektdetails im Voraus zu planen und zu definieren. Dabei wird häufig davon ausgegangen, dass die Anforderungen während des gesamten Projekts unverändert bleiben. |
Iterativ: Die Arbeit wird in kleinere Abschnitte oder Sprints unterteilt. Sie werden in kurzen Zyklen entwickelt, getestet und bereitgestellt. | Sequentiell: folgt einem sequentiellen oder linearen Ansatz. Einzelne Phasen wie Anforderungserfassung, Entwurf, Entwicklung, Test und Bereitstellung werden in der Regel nacheinander abgeschlossen. |
Zusammenarbeit mit dem Kunden: Der Schwerpunkt liegt auf regelmäßiger Zusammenarbeit mit den Kunden und deren Feedback. Die Kunden beteiligen sich aktiv an dem Projekt, indem sie Beiträge liefern und die einzelnen Schritte bei der Auslieferung validieren. | Abnahme durch den Kunden: Die Beteiligung des Kunden ist in der Regel eher begrenzt. Er konzentriert sich auf die Freigabe bei wichtigen Meilensteinen oder bei Projektabschluss. |
Ständige Verbesserung: Jede Iteration endet mit Retrospektiven. Dies ermöglicht es den Teams, ihre Prozesse zu reflektieren, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. | Evaluierung nach Projektabschluss: hebt Evaluierungen und Post-Projekt-Analysen für das Ende des Projekts auf. Der Schwerpunkt liegt weniger auf unmittelbaren Verbesserungen während des Projekts. |
Befähigte Teams: fördert selbstorganisierende, funktionsübergreifende Teams. Die Teammitglieder arbeiten eng zusammen, treffen gemeinsam Entscheidungen und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeit. | Hierarchische Struktur: klare Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Manager oder Projektleiter treffen alle Entscheidungen. |
Markteinführungszeit: Ziel ist es, die Markteinführung zu beschleunigen, indem frühzeitig und häufig funktionierende Software oder greifbare Ergebnisse geliefert werden. | Umfassende Planung: In der Regel ist eine umfangreiche Planung und Dokumentation im Vorfeld erforderlich. Dies führt oft zu längeren Entwicklungszyklen und einer verzögerten Produktauslieferung. |
Kommunikation und Zusammenarbeit: priorisiert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Interessengruppen und Kunden. Persönliche Interaktionen, tägliche Stand-up-Meetings und häufige Feedback-Loops erleichtern die effektive Kommunikation. | Dokumentation: Kommunikation und Fortschrittsverfolgung beruhen eher auf detaillierter Dokumentation, formellen Berichten und Genehmigungen. |
Es ist wichtig zu beachten, dass die Wahl zwischen agilen und traditionellen Projektmanagement-Workflows von der Art des Projekts, den Bedürfnissen Ihrer Organisation und dem spezifischen Kontext abhängt.
Agiler Workflow: Typen
Hier findest du eine Liste der häufigsten Arten von agilen Workflows:
Scrum
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Scrum ist eine iterative und progressive Methode, die sich darauf konzentriert, in kurzen Iterationen, den so genannten Sprints, Werte zu schaffen. Dieses agile Arbeitsmodell legt den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Transparenz und Anpassungsfähigkeit.
Scrum-Teams bestehen aus einem Produktverantwortlichen, einem Scrum-Master und einem Entwicklungsteam. Der Produktverantwortliche definiert und priorisiert das Produkt-Backlog, das eine Liste der gewünschten Funktionen enthält.In jedem Sprint wählt das Team eine Reihe von Backlog-Elementen aus, an denen es arbeiten möchte, erstellt ein Sprint Backlog und entwickelt das Inkrement gemeinsam.
Tägliche Scrum-Meetings erleichtern die Kommunikation und Koordination. In der letzten Phase jedes Sprints analysieren die Teammitglieder den Prozess, um Feedback zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen.
Kanban
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Kanban ist ein visuelles Workflow-Management-System, das auf die Optimierung der Arbeitsschritte abzielt. Der Schwerpunkt liegt auf der kontinuierlichen Lieferung und der Begrenzung der unfertigen Arbeit (WIP, work in progress).
Kanban-Boards zeigen den Status von Aufgaben an, die in der Regel durch Karten dargestellt werden, die sich durch Spalten bewegen. Die Spalten stehen für die Phasen des Workflows, z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.Agile Teams ziehen die Arbeit je nach Kapazität aus dem Backlog. Sie konzentrieren sich auf die Fertigstellung von Aufgaben und nicht auf die Arbeit in zeitlich begrenzten Iterationen.
Extreme Programming (XP)
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Extreme Programming (XP) ist eine agile Softwareentwicklungsmethodik, bei der häufiges Feedback, kontinuierliche Tests und kontinuierliche Lieferung im Vordergrund stehen.
XP befürwortet einen kurzen Softwareentwicklungszyklus, Pair Programming (zwei Programmierer arbeiten gemeinsam an einer Aufgabe) und kollektive Codeverantwortung.Dieser agile Ansatz umfasst Praktiken wie:
Einbeziehung der Kunden
kontinuierliche Integration
Überarbeitung
kleinere, häufige Releases
Feature-driven development (FDD)
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Feature-driven Development ist eines der beliebtesten agilen Workflow-Modelle, das sich auf die termingerechte Bereitstellung von Features oder Funktionalitäten konzentriert. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Modellierung von Domain-Objekten, iterativer Entwicklung und Feature-Teams.Diese agile Methode beginnt mit der Entwicklung eines Gesamtmodells des Systems. Dann wird es in eine Liste von Funktionen aufgeteilt. Anschließend planen, entwerfen, entwickeln und überprüfen Teams diese Funktionen iterativ. Jedes Team ist für bestimmte Funktionen verantwortlich.
Agiler Workflow-Prozess: Schritte
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In der Regel sind die Schritte im Lebenszyklus des agilen Workflows projektübergreifend einheitlich und umfassen:
Ideenfindung
In diesem Schritt liegt der Schwerpunkt auf der Entwicklung und Erkundung von Ideen. Dazu gehören Brainstorming-Sitzungen, Recherchen und das Sammeln von Erkenntnissen, um potenzielle Möglichkeiten oder Lösungen zu ermitteln. Das Ziel ist es, Ideen zu entwickeln, um ein Problem anzugehen oder einen bestimmten Bedarf zu decken.
Konzeption
Sobald die Ideen fertig sind, beginnt die Konzeptionsphase. Dabei werden die vielversprechendsten Ideen bewertet und ausgewählt. Dieser Schritt umfasst die Bewertung der Machbarkeit, des Marktpotenzials und der Übereinstimmung mit den Zielen Ihrer Organisation.Die ausgewählten Ideen werden weiter verfeinert und zu potenziellen Projekten oder Initiativen geformt.
Iteration
In der Iterationsphase entwickeln und verfeinert man die ausgewählten Ideen.Diese Phase umfasst mehrere Zyklen der Planung, Ausführung und Bewertung. Sie beinhaltet Feedback-Loops, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
Jede Iteration führt zu einem Inkrement des zu entwickelnden Produkts oder der Lösung.
Release
Die Release-Phase markiert den Punkt, an dem das entwickelte Produkt oder die Lösung bereit ist, dem Zielpublikum oder dem Markt vorgestellt zu werden.Sie umfasst abschließende Tests, die Beseitigung von Fehlern und die Vorbereitung auf die Markteinführung. Die Freigabe kann stufenweise erfolgen, wobei auf eine erste Freigabe spätere Aktualisierungen oder Versionen folgen.
Produktion
Sobald das Produkt oder die Lösung veröffentlicht ist, tritt es in die Produktionsphase ein – es wird den vorgesehenen Nutzern oder Kunden zur Verfügung gestellt. Der Schwerpunkt liegt auf der Bereitstellung des Produkts in großem Umfang und der Gewährleistung seiner Stabilität, Zuverlässigkeit und laufenden Wartung.
Ausmusterung
Die Ausmusterungsphase tritt ein, wenn ein Produkt oder eine Lösung das Ende seines/ihres Lebenszyklus erreicht oder nicht mehr lebensfähig oder relevant ist. Sie beinhaltet die Entscheidung, das Produkt einzustellen oder es in einen Legacy-Status zu überführen.
Wie man einen agilen Workflow erstellt
Befolge diese Schritte, um einen effektiven agilen Workflow zu erstellen:
Wende agile Prinzipien an
Für die Entwicklung eines agilen Workflows ist es unerlässlich, sich die Grundprinzipien der Agilität zu eigen zu machen. Zu diesen Grundsätzen gehören:
Vorrang von Personen und Kommunikation vor Prozessen und Tools
Wertschätzung von funktionierender Software gegenüber umfassender Dokumentation
Förderung der Zusammenarbeit mit Kunden
Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen
Entwickle Product-Backlogs und Sprints
Sobald du einen agilen Entwicklungsworkflow eingerichtet hast, steht als nächstes die Erstellung eines Product Backlogs auf deiner To-Do-Liste. Darin wird alles aufgelistet, was du in dein Projekt aufnehmen willst, z. B. Features, Funktionalitäten und Anforderungen. Wichtig ist, dass du sie nach Prioritäten ordnest, damit du weißt, was du zuerst angehen musst.
Das Produkt-Backlog ist eine einzige Quelle der Wahrheit und dient als Leitfaden für die Arbeit.
Zerlege die Elemente des Backlogs in kleinere, überschaubare Aufgaben oder User Stories.
Organisiere die Arbeit in Sprints – zeitlich begrenzte Iterationen, die in der Regel 1-4 Wochen dauern. Jeder Sprint konzentriert sich auf die Bereitstellung einer Reihe von priorisierten Elementen aus dem Produkt-Backlog.
Der Sprint-Entwicklungszyklus umfasst die Auswahl von Backlog-Elementen, auf die man sich in einem bestimmten Sprint konzentriert. Dabei sind die Priorität und der geschätzte Aufwand für die Bereitstellung des Elements zu berücksichtigen.
Definiere Rollen und weise Aufgaben zu
Lege die Rollen und Verantwortlichkeiten der am agilen Workflow beteiligten Teammitglieder klar fest. Dies kann Folgendes beinhalten:
ein Produktverantwortlicher, der für die Verwaltung des Product Backlogs und die Festlegung von Prioritäten zuständig ist
ein Scrum-Master, der für die Moderation des agilen Prozesses und die Beseitigung von Hindernissen verantwortlich ist
Teammitglieder, die für die Entwicklung und Bereitstellung der Arbeit verantwortlich sind
Weise den Mitgliedern des agilen Teams Aufgaben oder User Stories auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse zu.
Implementiere den agilen Workflow
Wenn die Rollen definiert und die Aufgaben zugewiesen sind, ist es an der Zeit, den agilen Workflow zu implementieren.
Beginne mit der Durchführung täglicher Stand-up-Meetings, in denen die Sprint-Teams über ihre Fortschritte berichten, Herausforderungen und Hindernisse besprechen und die Übereinstimmung mit den Zielen sicherstellen. Diese kurzen, konzentrierten Meetings fördern Transparenz, Zusammenarbeit und schnelle Entscheidungsfindung.
Fördere während des Sprints die häufige Kommunikation und Zusammenarbeit. Stelle sicher, dass das agile Team auf dem richtigen Weg bleibt und alle aufkommenden Probleme umgehend angeht.
Führe am Ende jedes Sprints einen Sprint-Review durch. Präsentiere den Beteiligten die abgeschlossene Arbeit und sammle Feedback.
Halte außerdem ein Retrospektiv-Meeting ab, um den Sprint zu reflektieren und Bereiche für Verbesserungen in der nächsten Iteration zu identifizieren.
Erstelle einen agilen Workflow mit workstreams.ai
Stift und Papier reichen aus, um einen agilen Prozessablauf zu erstellen. Der Einsatz von Softwarelösungen kann jedoch die Effektivität des agilen Projektmanagements erhöhen.
workstreams.ai ist eine hervorragende Option für die Erstellung eines agilen Workflows. Mit diesem Projektmanagement-Tool kannst du Aufgaben einfach angehen und sie ordentlich und organisiert halten. Seine Vorteile umfassen:
Nahtlose Integration: workstreams.ai verbindet sich mit deinem Kalender und gängigen Tools und Plattformen wie Slack, Microsoft Teams und Trello. So kannst du ganz einfach Aufgaben dort erstellen, wo du kommunizierst, und so Zeit und Energie sparen.
Überwachung und Berichterstattung: workstreams.ai bietet umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen. Es bietet Einblicke in die Projektmanagementleistung und hilft dabei, ineffiziente Workflows zu identifizieren und zu korrigieren.
Skalierbarkeit: workstreams.ai ist skalierbar und eignet sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großunternehmen. Es passt sich an deine sich entwickelnden Bedürfnisse an und ermöglicht ein reibungsloses Wachstum und die Expansion deines Unternehmens.
Um einen agilen Workflow mit workstreams.ai zu erstellen, registriere dich kostenlos. Folge dann diesen Schritten:
Setze Teamziele: Richte dein Team mit Zielen aus und motiviere es. Zeige verschiedene Aufgaben von verschiedenen Taskboards an einem Ort an und gehe sie gemeinsam als Team an.
Verwende Workflows: workstreams.ai verfügt über eine Bibliothek mit kuratierten, bewährten Workflows für HR, Betrieb, Marketing, Vertrieb und mehr. Du kannst auch deinen eigenen Workflow in wenigen Minuten erstellen.
Verfolge die Zeitallokation: Durch die Verfolgung der Zeit, die für jede Aufgabe in jedem Schritt deines Prozesses aufgewendet wird, kannst du die Fertigstellungszeiten zwischen den Aufgaben vergleichen und notwendige Anpassungen vornehmen.
Nutze Analysen und Nachverfolgung: workstreams.ai bietet kumulative Flussdiagramme für jedes Projekt, die dir helfen können, eine agile Denkweise zu kultivieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Automatisiere Aufgaben: Durch die Automatisierung kannst du fortschrittliche Workflows für redundante Prozesse erstellen, Zeit sparen und die Anzahl der Fehler reduzieren.
Außerdem verfügt es über einen In-App-Kalender und verbessert das Workflow-Management mit einzigartigen Funktionen wie eingefrorenen Aufgaben.
Fazit
Wenn du dich auf deine agile Reise begibst, solltest du daran denken, dass agile Methoden keine Einheitslösung sind, die für alle passt. Pass deine Herangehensweise an, experimentiere mit verschiedenen Praktiken und setze auf kontinuierliches Lernen und Anpassung.
Eine flexible und intuitive Teammanagement-Software hilft bei der Erstellung agiler Workflows. workstreams.ai ist ein hervorragendes Tool zur Workflow-Optimierung, das eine erfolgreiche Projektabwicklung, eine effektive Zusammenarbeit im Team und Kundenzufriedenheit gewährleistet.
Egal, ob du eine Marketing-Agentur leitest oder in der Softwarebranche arbeitest, workstreams.ai wird dir helfen, einen flexiblen Workflow zu erstellen. Es verbessert den Einstellungsprozess, das Kampagnenmanagement, den Kundensupport, die Verwaltung von Opportunity-Leads und viele andere Vorgänge.
Du kannst workstreams.ai völlig kostenlos nutzen. Erstelle einfach ein Konto. Die kostenlose Version umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Nutzern – eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
FAQs
Was sind die 6 Schritte der agilen Methodik?
Die agile Methodik besteht in der Regel aus den folgenden sechs Schritten:
Projektinitiierung
Anforderungserfassung und -analyse
iterative Entwicklung
kontinuierliche Integration und Tests
Kundenfeedback und Iteration
retrospektive und kontinuierliche Verbesserung
Die agile Methodik steht für Veränderung, Zusammenarbeit und Kundenorientierung.
Gibt es bei der agilen Methode Sprints?
Agile Methoden beinhalten häufig das Konzept der Sprints. Ein Sprint ist eine zeitlich begrenzte Iteration innerhalb eines agilen Projekts, die in der Regel eine bis vier Wochen dauert. Es ist ein fester Zeitrahmen, in dem ein Team eine Reihe von priorisierten Arbeitselementen oder User Stories plant, ausführt und abschließt.
Was bedeutet Kanban-Stil?
Kanban ist eine Projektmanagement-Methode, die einem visuellen Workflow-System folgt. Sie stammt ursprünglich aus dem Toyota-Produktionssystem und wurde für Wissensarbeit und Softwareentwicklungsprojekte angepasst. Kanban verwendet ein Board, das oft als Kanban-Board bezeichnet wird. Es visualisiert die Arbeitsaufgaben, ihren aktuellen Status und den Arbeitsfluss durch die verschiedenen Phasen.
Sind Scrum und Kanban beide agile Methoden?
Sowohl Scrum als auch Kanban gelten als agile Methoden. Sie zielen darauf ab, Agilität, Flexibilität und iterative Entwicklung im Projektmanagement zu fördern. Obwohl sie unterschiedliche Merkmale und Praktiken aufweisen, entsprechen sowohl Scrum als auch Kanban den agilen Prinzipien und Werten.
