Quando foi lançado em 2007, o Todoist revolucionou a produtividade no local de trabalho. Podíamos gerenciar projetos e tarefas a partir do aplicativo em nossos telefones.
No entanto, o mundo mudou desde então. A tecnologia evoluiu e agora temos necessidades diferentes.
De acordo com uma pesquisa, 30% da força de trabalho global trabalhará remotamente até 2024. A porcentagem aumenta quando falamos de setores digitais, como TI ou marketing.
Um novo estado de trabalho exige uma nova abordagem para organizar tarefas e gerenciamento de projetos. Como resultado, surgiram novos aplicativos de gerenciamento de equipes. Neste artigo, mostraremos sete alternativas ao Todoist que aumentarão sua produtividade.
Por que você deve considerar uma alternativa ao Todoist?
O Todoist é uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas, mas, como a maioria dos aplicativos, tem algumas falhas. Aqui estão alguns recursos que estão faltando:
Sem controle de tempo
Infelizmente, o Todoist não tem a opção de rastrear o tempo dentro do aplicativo, o que significa que você teria que usar outro aplicativo para medir sua produtividade.
Plano gratuito básico
O plano gratuito do Todoist é limitado em comparação com outros aplicativos de gerenciamento de tarefas e carece de muitos recursos.
Por exemplo, ele é limitado a apenas cinco projetos por vez e não inclui lembretes e backups. Muitas outras ferramentas oferecem esses recursos em seus planos gratuitos.
Colaboração limitada
O Todoist não é ideal para colaboração em equipe em projetos mais complexos, embora você possa atribuir tarefas a outros membros da equipe. Ele não possui recursos para comunicação em tempo real com a equipe, o que significa que você precisará usar alguma outra ferramenta de videoconferência ou bate-papo.
Falta de personalização
A personalização do fluxo de trabalho é um pouco limitada se você quiser criar outro formato em vez de listas de tarefas. Além disso, não é possível criar status personalizados para gerenciar seus fluxos de trabalho.
Alternativa ao Todoist: Critérios de seleção
A escolha do software de gerenciamento de tarefas correto depende de muitos fatores, como o tamanho da sua equipe ou a complexidade dos seus projetos. Entretanto, algumas coisas são sempre necessárias. Aqui estão os critérios que consideramos ao escolher os melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas.
Recursos
Aqui estão os recursos que um bom software de gerenciamento de tarefas deve ter:
Opções de colaboração em equipe
Automatização de tarefas recorrentes
Detalhes das tarefas
Quadro Kanban
Fluxos de trabalho personalizáveis
Prazos
Subtarefas
Atribuição de tarefas a membros da equipe
Propriedade do fluxo de trabalho
Filtros e rótulos avançados
Visualização em calendário
Integrações
As integrações perfeitas são imprescindíveis, especialmente ao gerenciar equipes e projetos complexos. Seu software de gerenciamento de tarefas deve se integrar com:
Seu calendário
Ferramentas de comunicação como Slack ou Teams
E-mail
Outras integrações avançadas, dependendo de seu setor
Preços
Os planos variam e incluímos opções para todos os orçamentos. Além disso, muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas oferecem um plano gratuito, mas há uma grande diferença entre os recursos incluídos em um plano gratuito e em um plano pago, como você verá a seguir.
A melhor alternativa ao Todoist: nossas 7 principais opções
Aqui estão os aplicativos que selecionamos para você. Esperamos que você encontre algo que atenda às suas necessidades.
workstreams.ai
A workstreams.ai é um aplicativo que combina fluxo de trabalho e gerenciamento de tarefas com colaboração e comunicação eficazes.
A plataforma vem com vários fluxos de trabalho personalizáveis e você pode até mesmo criar um fluxo de trabalho personalizado do zero.
O software é baseado em tabelas Kanban que você pode personalizar e enriquecer com recursos avançados. Nossos quadros Kanban são mais flexíveis e ágeis do que o método Kanban tradicional, mas você também pode mudar para a visualização de calendário no aplicativo se quiser visualizar suas tarefas dessa forma.
Aqui estão algumas das opções que você tem ao criar ou editar tarefas existentes:
Muito espaço para adicionar detalhes da tarefa
Anexe documentos, arquivos, fotos e links
Definir datas de início e de término da tarefa
Automatizar tarefas recorrentes
Congelamento de tarefas inativas
Criar subtarefas
Etiquetas inteligentes
Atribuir tarefas automaticamente aos membros da equipe
Adicionar campos personalizados
Adicionar listas de tarefas verificáveis
Em comparação com o Todoist, a workstreams.ai pode ser usada não apenas para o controle de tempo, mas também fornece estimativas baseadas em dados sobre quanto tempo a tarefa levará. A alocação de tempo o ajuda a identificar gargalos, planejar projetos e tomar decisões precisas baseadas em dados.
Quando se trata de comunicação entre os membros da equipe, a workstreams.ai leva isso para o outro patamar, criando tópicos de discussão designados que facilitam a navegação nas conversas.
A workstream.ai oferece integração com diferentes ferramentas que facilitam os projetos de trabalho em equipe. Você pode integrá-lo ao Slack ou ao Microsoft Teams para ser notificado sobre atualizações e alterações de tarefas onde você se comunica.
Se você já usa o Trello para gerenciamento de projetos, pode integrá-lo a workstreams.ai. Nossa ferramenta é um excelente complemento para o Trello porque oferece mais flexibilidade e tem amplo espaço para adicionar detalhes de tarefas.
Você também pode integrá-la ao seu e-mail e calendário para planejar o mês ou programar tarefas recorrentes. Há também a integração com o Webhook, que é útil para a automação relacionada ao desenvolvimento.
Para saber mais, confira os fluxos de trabalho personalizáveis projetados para o seu setor: Fluxos de trabalho de TI, fluxos de trabalho de marketing, fluxos de trabalho de vendas e fluxo de trabalho de gerenciamento de RH.
Preços:
Plano Free
Plano Pro: $ 7,99 por mês por usuário
Plano Enterprise: preço personalizado mediante solicitação
Recursos:
Visualização em calendário
Propriedade do fluxo de trabalho
Fluxos de trabalho personalizáveis
Etiquetas avançadas
Alocação de tempo
Automação de tarefas recorrentes
Trello
Fonte da imagem: G2.com
O Trello é uma ferramenta complexa de gerenciamento de projetos e um de seus principais recursos é o gerenciamento de tarefas, assim como o Todoist. No entanto, essas duas ferramentas são muito diferentes.
Enquanto o Todoist tem um layout de lista simples, o Trello é baseado no quadro Kanban e seu layout consiste em quadros e cartões, o que o torna adequado para projetos mais complexos.
Seus quadros são muito personalizáveis, pois tudo se baseia em arrastar e soltar. Além disso, há espaço para adicionar mais detalhes sobre a tarefa, adicionar rótulos, subtarefas e diferentes tipos de anexos.
O Trello permite que você crie processos automatizados e repetíveis, definindo regras que organizam as tarefas automaticamente.
Quando se trata de integrações, o Trello se integra a mais de 200 aplicativos: do Google Drive e Slack a vários aplicativos de desenvolvimento de TI, RH e mídia social. No entanto, há um problema: o número de integrações depende de seu plano de preços.
No lado negativo, embora o Trello seja ótimo para os fãs do Kanban, ele pode não ser adequado se os seus projetos de trabalho em equipe precisarem de mais flexibilidade, pois não é possível ver linhas do tempo, cronogramas e relatórios do projeto. Além disso, se você quiser desbloquear diferentes visualizações de projeto (como o painel ou a visualização de calendário), só poderá fazer isso comprando o plano mais caro.
Preços:
Plano gratuito: Até dez quadros
Plano Standard: $ 5 por mês por usuário
Plano Premium: $ 10 por mês por usuário
Plano Enterprise: $ 17,50 por mês por usuário
Recursos:
Quadro Kanban
Subtarefas
Automação do fluxo de trabalho
Detalhes e anexos da tarefa
Prazos
Acompanhamento do progresso
Listas de verificação dentro das tarefas
Asana
Fonte da imagem: G2.com
A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos on-line voltada para projetos de equipe e colaboração. É muito mais do que um simples aplicativo de gerenciamento de tarefas, pois você também pode usá-lo para planejar fluxos de trabalho e projetos, definir metas e acompanhar marcos.
Há várias visualizações de tarefas e você pode escolher a que melhor lhe convier em um determinado momento: Kanban, gráfico de Gantt, linha do tempo, grade, visualização de calendário, lista de tarefas diárias, etc.
A Asana é popular devido aos seus recursos de colaboração em tempo real que permitem que vários membros da equipe trabalhem no mesmo projeto simultaneamente. Você pode incluir convidados e colaboradores externos, mesmo em um plano gratuito.
Quando se trata de comunicação, você pode enviar mensagens, escrever anúncios e adicionar comentários às tarefas.
Se você precisar fazer um tutorial rápido, poderá fazê-lo gravando mensagens de vídeo em colaboração com o Vimeo.
Alguns recursos avançados incluem codificação por cores, subtarefas, prazos, gerenciamento de regras, etc.
A Asana se integra a dezenas de outras ferramentas: Google Drive, Dropbox, Microsoft, Slack, Zoom, Salesforce e outras.
A Asana é uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos em geral, mas, assim como o Todoist, carece de um recurso fundamental: o controle de tempo. Se estiver procurando um aplicativo tudo-em-um, talvez queira verificar outras alternativas ao Todoist.
Preços:
Plano Basic: gratuito
Plano Premium: $ 10,99 por usuário por mês
Plano Business: $ 24,99 por usuário por mês
Plano Enterprise: preço personalizado mediante solicitação
Recursos:
Colaboração em tempo real
Código de cores
Marcos de tarefas
Subtarefas
Mensagens de vídeo
Diferentes visualizações de tarefas
ClickUp
Fonte da imagem: G2.com
O ClickUp pode ser uma boa opção para quem procura um aplicativo de gerenciamento de tarefas com um alto nível de personalização que possa se alinhar às suas metas comerciais.
Ele vem com o quadro Kanban que permite visualizar todas as suas tarefas e dados de projeto com vários modelos prontos para uso que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades. Você pode adicionar campos personalizados e criar painéis e quadros de relatórios do zero.
O ClickUp é adequado para acompanhar metas mais complexas, pois permite dividir a grande meta em tarefas menores e, em seguida, acompanhar os marcos com sua equipe.
O aplicativo móvel é excelente e é fácil personalizar e automatizar fluxos de trabalho repetitivos. Você também pode usá-lo para se comunicar com os membros da equipe: recursos como atribuir comentários e compartilhar capturas de tela permitem acelerar a conversa, reduzindo o número de notificações.
Alguns de seus recursos avançados incluem:
Gerenciamento de documentos
Quadros brancos
Definição de metas
Mapas mentais
Quando se trata de integração, o ClickUp fez um excelente trabalho, pois o aplicativo se integra a mais de 1.000 outros aplicativos, desde o calendário e as ferramentas de comunicação da equipe até sistemas de CRM como o Hubspot.
Embora não haja grandes problemas com o ClickUp, os usuários reclamam que a adição de novos tíquetes aos seus quadros às vezes pode levar muito tempo e que alguns recursos poderiam ser simplificados e mais fáceis de usar.
Preços:
Plano gratuito
Plano Unlimited: $ 5 por mês por usuário
Plano Business: $ 12 por mês por usuário
Plano Business plus: $ 19 por mês por usuário
Plano Enterprise: Preço personalizado mediante solicitação
Recursos:
Automação do fluxo de trabalho
Gerenciamento de documentos
Adição de campos personalizados
Rastreamento de marcos
Colaboração da equipe
OmniFocus
Fonte da imagem: G2.com
O OmniFocus tem uma interface intuitiva que permite que você organize suas tarefas reunindo-as em grupos com base na similaridade e adicionando tags.
Uma vantagem dessa ferramenta é que ela permite que você visualize suas tarefas de diferentes perspectivas: semanalmente, diariamente, classificando-as por projeto ou urgência, etc. Há também um modo de foco que permite que você veja apenas as tarefas de prioridade mais alta, evitando todas as outras distrações até concluí-las.
Por fim, você também pode usar o Forecast Mode (Modo de previsão) para ter uma noção do dia/semana que está por vir. Esse modo exibe suas tarefas recorrentes com tarefas e metas diárias, eventos programados e tarefas cuja data de vencimento está se aproximando.
A atualização mais recente inclui uma revisão semanal automatizada que permite acompanhar o progresso e comparar sua produtividade com as semanas anteriores.
Preços:
Plano mensal: $ 9,99
Plano anual: $ 99,99
Recursos:
Várias opções de visualização
Prazos e etiquetas
Previsão
Revisão semanal
Notion
Fonte da imagem: G2.com
Inicialmente projetado como um aplicativo de anotações digitais, o Notion logo se tornou o aplicativo cuja intenção é diminuir o número de aplicativos que você usa diariamente.
O Notion é um software de gerenciamento de projetos em que você pode organizar fluxos de trabalho e gerenciar vários projetos, mas também é uma plataforma de colaboração e pode servir como base de documentos.
O aplicativo é baseado em arrastar e soltar e você pode criar suas próprias tabelas e listas. Há várias maneiras de visualizar suas tarefas: Quadros no estilo Kanban, listas de tarefas, listas de verificação, cronogramas, etc.
O Notion é adequado para projetos mais complexos, pois você pode dividir o trabalho em projetos, tarefas e subtarefas e criar uma lista de verificação para cada um deles. Você pode atribuir e compartilhar tarefas com seus colegas de trabalho e medir o progresso do projeto exibindo a porcentagem de tarefas concluídas em uma barra de progresso.
Outro aspecto que torna o Notion excelente é a facilidade de encontrar suas tarefas e documentos. O aplicativo foi projetado por uma equipe que odiava procurar coisas em pastas no computador e a barra de pesquisa é muito eficaz e fácil de usar.
Embora alguns usuários digam que o Notion tem uma interface clara e intuitiva, outros acham que esse software de gerenciamento de projetos tem opções limitadas de gerenciamento de dados, como a impossibilidade de ver apenas as tarefas atribuídas a você ou adicionar diferentes níveis de acesso.
Dezenas de integrações estão disponíveis, desde as básicas, como Google Drive, Dropbox, Slack e Zoom, até aplicativos mais específicos, como Zapier, Typeform, Figma, Jira, etc.
Preços:
Plano gratuito
Plano Plus: $ 8 por usuário por mês
Plano Business: $ 15 por usuário por mês
Plano Enterprise: preço personalizado mediante solicitação
Recursos:
Várias exibições disponíveis
Barra de progresso
Base de documentos e mídia
Pesquisa fácil
Subtarefas e priorização
Gerenciamento de projetos
TickTick
Fonte da imagem: Play.Google.com
Se estiver procurando uma ferramenta simples e fácil de usar, o TickTick pode ser uma excelente solução. Você pode escolher entre a visualização de calendário ou diária e usá-la para agendar datas e horários precisos.
Além disso, você pode definir lembretes para todos os seus compromissos durante o dia.
O TickTick pode não ter recursos avançados de fluxo de trabalho como alguns outros aplicativos de gerenciamento de projetos, mas tem alguns recursos interessantes:
Configuração de pastas - Ao contrário do Todoist, o TickTick permite que você organize tarefas, documentos e notas em pastas.
Temporizador Pomodoro - O aplicativo tem um temporizador Pomodoro integrado, uma ferramenta de produtividade útil que aumenta o seu foco.
Planejar meu dia - Há também um recurso para priorização de tarefas que ajuda a identificar as tarefas nas quais você precisa se concentrar primeiro.
Essa alternativa ao Todoist pode ser integrada ao Slack, Outlook, Gmail, Zapier e outros. No lado negativo, a versão gratuita é limitada e a maioria dos recursos está bloqueada.
Preços:
Plano gratuito
Plano anual: $ 27,99 por ano
Recursos:
Configuração da pasta
Temporizador Pomodoro
Lembretes
Priorização de tarefas
Ótimo aplicativo para celular
Plataforma | Principais recursos | Preços | Teste gratuito |
workstreams.ai |
|
| Sim |
Trello |
|
| Sim |
Asana |
|
| Sim |
ClickUp |
|
| Sim |
OmniFocus |
|
| Sim |
Notion |
|
| Sim |
Tick Tick |
|
| Não |
Conclusão
Ao procurar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, você deve se concentrar em uma ferramenta que se integre a diferentes aplicativos para economizar o tempo que você gastaria trocando de uma ferramenta para outra e que tenha recursos avançados para ajudá-lo a otimizar seus fluxos de trabalho.
A workstreams.ai pode ser uma ótima alternativa ao Todoist porque:
Possui recursos de controle de tempo
Promove a colaboração
É muito personalizável
Possui recursos avançados de tarefas (rótulos, prazos, detalhes)
Integra-se com Slack, Microsoft Teams, Trello, Gmail, Outlook e Webhook
Registre-se e descubra um novo patamar de gerenciamento de tarefas.
FAQs
O Todoist é o melhor gerenciador de tarefas?
O Todoist é uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas, mas não tem alguns recursos importantes, como controle de tempo, e não tem muito espaço para personalização. Se você quiser usar uma ferramenta mais personalizável com recursos avançados, considere uma alternativa ao Todoist, como a workstreams.ai.
Quais são os limites do Todoist gratuito?
O plano gratuito permite que você acompanhe apenas cinco projetos por vez e não possui recursos essenciais, como lembretes e backups.
Qual aplicativo é melhor que o Todoist?
Se você estiver procurando uma alternativa ao Todoist que seja mais personalizável, tenha controle de tempo e ofereça mais recursos, a workstreams.ai pode ser o aplicativo perfeito.
Qual é a diferença entre o Trello e o Todoist?
A principal diferença entre essas duas ferramentas é o layout. Enquanto o Todoist se concentra em listas de tarefas, o Trello se concentra no método Kanban e seu layout consiste em diferentes quadros e cartões.
Qual é a diferença entre o Notion e o Todoist?
Enquanto o Todoist é um aplicativo simples de gerenciamento de tarefas, o Notion é um software completo de gerenciamento de projetos que você pode usar para várias coisas: colaboração, organização de arquivos e documentos, fazer anotações etc.
Qual é a diferença entre Todoist e Asana?
A Asana é um software de gerenciamento de projetos mais complexo que você pode usar além da organização de tarefas. Ela também é melhor para colaboração e comunicação. Enquanto o Todoist tem um layout baseado em lista por padrão, na Asana você pode escolher entre diferentes layouts: Kanban, grade, visualização de calendário, lista de tarefas, etc.
