Als Todoist im Jahr 2007 auf den Markt kam, revolutionierte es die Produktivität am Arbeitsplatz. Wir konnten Projekte und Aufgaben über die App auf unseren Telefonen verwalten.
Seitdem hat sich die Welt jedoch verändert. Die Technologie hat sich weiterentwickelt und wir haben jetzt andere Bedürfnisse.
Untersuchungen zufolge werden bis zum Jahr 2024 30 % der weltweiten Belegschaft aus der Ferne arbeiten. Dieser Prozentsatz erhöht sich noch, wenn es um digitale Branchen wie IT oder Marketing geht.
Eine neue Arbeitsweise erfordert einen neuen Ansatz für die Organisation von Aufgaben und das Projektmanagement. Infolgedessen sind neue Teammanagement-Apps aufgetaucht. In diesem Artikel zeigen wir dir sieben Todoist-Alternativen, die deine Produktivität steigern werden.
Warum solltest du eine Todoist Alternative in Betracht ziehen?
Todoist ist ein gutes Aufgabenmanagement-Tool, aber wie die meisten Apps hat es einige Schwächen. Hier sind einige Funktionen, die fehlen:
Keine Zeiterfassung
Leider hat Todoist keine Möglichkeit, die Zeit innerhalb der App zu erfassen, was bedeutet, dass du eine andere App verwenden müsstest, um deine Produktivität zu messen.
Einfacher kostenloser Plan
Der kostenlose Plan von Todoist ist im Vergleich zu anderen Aufgabenmanagement-Apps begrenzt und lässt viele Funktionen vermissen. Zum Beispiel ist es auf nur fünf Projekte gleichzeitig beschränkt und beinhaltet keine Erinnerungen und Backups. Viele andere Tools bieten diese Funktionen in ihren kostenlosen Paketen an.
Begrenzte Zusammenarbeit
Todoist ist nicht ideal für die Zusammenarbeit im Team bei komplexeren Projekten, obwohl du anderen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen kannst. Es fehlen Funktionen für die Teamkommunikation in Echtzeit, so dass du ein anderes Tool für Videokonferenzen oder einen Chat verwenden musst.
Fehlende Anpassungsmöglichkeiten
Die Anpassungsmöglichkeiten des Workflows sind etwas eingeschränkt, wenn du anstelle von Aufgabenlisten ein anderes Format erstellen möchtest. Außerdem kannst du keine benutzerdefinierten Status erstellen, um deine Workflows zu verwalten.
Todoist-Alternative – unsere Auswahlkriterien
Die Wahl der richtigen Aufgabenmanagement-Software hängt von vielen Faktoren ab, z. B. von der Größe deines Teams oder der Komplexität deiner Projekte. Einige Dinge sind jedoch immer notwendig. Hier sind die Kriterien, die wir bei der Auswahl der besten Aufgabenmanagement-Apps berücksichtigt haben.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die eine gute Aufgabenmanagement-Software haben sollte:
- Optionen für die Zusammenarbeit im Team
- Automatisieren wiederkehrender Aufgaben
- Aufgabendetails
- Kanban-Board
- Anpassbare Workflows
- Fristen
- Teilaufgaben
- Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder
- Workflow-Verantwortlichkeit
- Erweiterte Filter und Labels
- Kalenderansicht
Integrationen
Nahtlose Integrationen sind ein Muss, insbesondere bei der Verwaltung von Teams und komplexen Projekten. Deine Aufgabenmanagement-Software sollte sich mit Folgendem integrieren:
- deinem Kalender
- Kommunikationstools wie Slack oder Teams
- anderen erweiterten Integrationen, abhängig von deiner Branche
Preise
Es gibt unterschiedliche Preispläne, und wir haben Optionen für jedes Budget. Außerdem bieten viele Aufgabenmanagement-Tools einen kostenlosen Plan an, aber es gibt einen großen Unterschied zwischen den Funktionen, die in einem kostenlosen und einem kostenpflichtigen Plan enthalten sind, wie du unten sehen wirst.
Die beste Todoist-Alternative – unsere Top 7
Hier sind die Apps, die wir für dich ausgewählt haben. Wir hoffen, du findest etwas, das deinen Bedürfnissen entspricht.
workstreams.ai
workstreams.ai ist eine App, die Workflow- und Aufgabenmanagement mit effektiver Zusammenarbeit und Kommunikation verbindet.
Die Plattform verfügt über zahlreiche anpassbare Workflows und ermöglicht es dir sogar, deinen eigenen Workflow von Grund auf zu erstellen.
Die Software basiert auf Kanban-Boards, die du anpassen und mit erweiterten Funktionen ausstatten kannst. Unsere Kanban-Boards sind flexibler und agiler als die traditionelle Kanban-Methode, aber du kannst auch zur In-App-Kalenderansicht wechseln, wenn du deine Aufgaben auf diese Weise visualisieren möchtest.
Hier sind einige der Optionen, die du beim Erstellen oder Bearbeiten bestehender Aufgaben hast:
- viel Platz zum Hinzufügen von Aufgabendetails
- Anhängen von Dokumenten, Dateien, Fotos und Links
- Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten für Aufgaben
- Automatisieren von wiederkehrenden Aufgaben
- Identifizieren eingefrorener inaktiver Aufgaben
- Erstellen von Unteraufgaben
- intelligente Labels
- automatisches Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder
- Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern
- Hinzufügen von abhakbaren To-Do-Listen
Im Vergleich zu Todoist kann workstreams.ai nicht nur zur Zeiterfassung verwendet werden, sondern gibt dir auch datenbasierte Schätzungen darüber, wie lange die Aufgabe dauern wird. Die Zeitallokation hilft dir dabei, Engpässe zu identifizieren, Projekte zu planen und genaue datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Wenn es um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern geht, bringt workstreams.ai diese auf die nächste Stufe, indem es bestimmte Diskussionsstränge erstellt, die das Durchsuchen von Unterhaltungen erleichtern.
workstream.ai bietet die Integration mit verschiedenen Tools, die Teamarbeitsprojekte vereinfachen. Du kannst es mit Slack oder Microsoft Teams integrieren, um über Aufgabenaktualisierungen und -änderungen dort benachrichtigt zu werden, wo du kommunizierst.
Wenn du bereits Trello für das Projektmanagement verwendest, kannst du es mit workstreams.ai integrieren. Unser Tool ist eine hervorragende Ergänzung zu Trello, da es mehr Flexibilität bietet und viel Platz zum Hinzufügen von Aufgabendetails hat.
Darüber hinaus kannst du es mit deinen E-Mails und deinem Kalender integrieren, um den Monat zu planen oder wiederkehrende Aufgaben zu planen. Es gibt auch eine Webhook-Integration, die für die Automatisierung im Entwicklungsbereich nützlich ist.
Wenn du mehr erfahren möchtest, schau dir unsere anpassbaren Workflows an, die für deine Branche entwickelt wurden: IT-Workflows, Marketing-Workflows, Sales-Workflows und HR-Workflow-Management.
Preise:
- Free-Plan: kostenlos
- Pro-Plan: 7,99 Euro pro Monat pro Nutzer
- Enterprise-Plan: individueller Preis auf Anfrage
Funktionen:
- Kalenderansicht
- Verantwortlichkeiten für Workflows
- anpassbare Workflows
- erweiterte Labels
- Zeitallokation
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Trello
Quelle: G2.com
Trello is a project management tool and one of its main features is task management, just like Todoist. However, these two tools are very different.
While Todoist has a simple listicle layout, Trello is based on the Kanban board and its layout consists of boards and cards, making it suitable for more detailed projects.
Its boards are customizable, as everything is based on drag and drop. Also, there's room to add more details about the task, add labels, subtasks, and different types of attachments.
When it comes to integrations, Trello integrates with more than 200 apps: from Google Drive to various IT development, HR, and social media apps. However, there's a catch – the number of integrations depends on your pricing plan.
On the con side, while Trello is great for Kanban fans, it may not suit you if your teamwork projects need more flexibility, as you can't see project timelines, schedules, and reports. Also, if you want to unlock different project views (such as the dashboard or calendar view), you can do so only by purchasing the most expensive plan.
Preise:
- kostenloser Plan: bis zu zehn Boards
- Standard-Plan: 5 USD pro Monat pro Nutzer
- Premium-Plan: 10 USD pro Monat pro Nutzer
- Enterprise-Plan: 17,50 USD pro Monat pro Nutzer
Funktionen:
- Kanban-Board
- Subtasks
- Workflow automation
- Task details and attachments
- Deadlines and due dates
- Tracking progress
- Checklists within tasks
Asana
Quelle: G2.com
Asana ist ein Online-Projektmanagement-Tool, das sich auf Teamprojekte und Zusammenarbeit konzentriert. Es ist viel mehr als eine einfache App zur Aufgabenverwaltung, denn du kannst es auch nutzen, um Workflows und Projekte zu planen, Ziele zu setzen und Meilensteine zu verfolgen.
Es gibt mehrere Aufgabenansichten und es kann diejenige ausgewählt werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten passt: Kanban, Gantt-Diagramm, Zeitleiste, Raster, Kalenderansicht, tägliche To-Do-Liste, usw.Asana ist beliebt wegen seiner Echtzeit-Kollaborationsfunktionen, die es mehreren Teammitgliedern ermöglichen, gleichzeitig an demselben Projekt zu arbeiten. Du kannst Gäste und externe Mitarbeiter einladen, sogar mit einem kostenlosen Plan.
Was die Kommunikation betrifft, so ist es möglich, Nachrichten zu senden, Ankündigungen zu schreiben und Aufgabenkommentare hinzuzufügen.
Solltest du ein schnelles Tutorial erstellen möchten, kannst du dies durch die Aufnahme von Videonachrichten in Zusammenarbeit mit Vimeo tun.
Zu den erweiterten Funktionen gehören Farbkodierung, Unteraufgaben, Fälligkeitsdaten, Regelmanagement usw.
Asana lässt sich mit Dutzenden von anderen Tools integrieren: Google Drive, Dropbox, Microsoft, Slack, Zoom, Salesforce, und andere.
Asana ist insgesamt ein großartiges Projektmanagement-Tool, aber genau wie Todoist fehlt ihm eine wichtige Funktion: die Zeiterfassung. Wenn du auf der Suche nach einer All-in-One-App bist, solltest du dir andere Todoist-Alternativen ansehen.
Preise:
- Basic-Plan: kostenlos
- Premium-Plan: 10,99 USD pro Nutzer pro Monat
- Business-Plan: 24,99 USD pro Nutzer pro Monat
- Enterprise-Plan: individueller Preis auf Anfrage
Funktionen:
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Farbkodierung
- Aufgabenmeilensteine
- Unteraufgaben
- Videonachrichten
- Verschiedene Aufgabenansichten
ClickUp
Quelle: G2.com
ClickUp kann eine gute Wahl für diejenigen sein, die eine Aufgabenmanagement-App mit einem hohen Maß an Anpassungsmöglichkeiten suchen, die sich an deinen Geschäftszielen orientieren kann.
Die App verfügt über ein Kanban-Board, mit dem du alle deine Aufgaben und Projektdaten visualisieren kannst, mit vielen gebrauchsfertigen Vorlagen, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Darüber hinaus kannst du benutzerdefinierte Felder hinzufügen und Dashboards und Reportboards von Grund auf neu erstellen.ClickUp eignet sich für die Verfolgung komplexerer Ziele, da du dein großes Ziel in kleinere Aufgaben unterteilen und dann gemeinsam mit deinem Team die Meilensteine verfolgen kannst.
Die mobile App ist großartig und es ist einfach, sich wiederholende Workflows anzupassen und zu automatisieren. Du kannst sie auch für die Kommunikation mit Teammitgliedern nutzen: Funktionen wie das Zuweisen von Kommentaren und das Teilen von Screenshots ermöglichen es dir, die Konversation zu beschleunigen und die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren.
Einige der erweiterten Funktionen sind:
- Dokumentenmanagement
- Whiteboards
- Zielsetzung
- Mindmaps
Was die Integration angeht, hat ClickUp hervorragende Arbeit geleistet, da die App mit mehr als 1.000 anderen Apps integriert werden kann, von deinem Kalender über Teamkommunikations-Tools bis hin zu CRM-Systemen wie Hubspot.
Während es keine größeren Probleme mit ClickUp gibt, beschweren sich die Nutzer, dass das Hinzufügen neuer Tickets zu den Boards manchmal sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann und dass einige Funktionen vereinfacht und leichter zu bedienen sein könnten.Preise:
- kostenloser Plan
- Unlimited: 5 USD pro Monat pro Nutzer
- Business: 12 USD pro Monat pro Nutzer
- Business plus: 19 USD pro Monat pro Nutzer
- Enterprise: individueller Preis auf Anfrage
Funktionen:
- Workflow-Automatisierung
- Dokumentenmanagement
- Hinzufügen benutzerdefinierter Felder
- Verfolgung von Meilensteinen
- Zusammenarbeit im Team
OmniFocus
Quelle: G2.com
OmniFocus verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der du deine Aufgaben organisieren kannst, indem du sie auf der Grundlage von Ähnlichkeiten in Gruppen zusammenfasst und mit Tags versiehst.
Das Tolle an diesem Tool ist, dass du deine Aufgaben aus verschiedenen Perspektiven betrachten kannst: wöchentlich, täglich, nach Projekt oder Dringlichkeit sortiert, usw. Außerdem gibt es einen Fokusmodus, mit dem du nur die Aufgaben mit der höchsten Priorität sehen kannst und alle anderen Ablenkungen vermeidest, bis du sie erledigt hast.Schließlich kannst du auch einen Prognosemodus verwenden, um dir einen Überblick über den kommenden Tag/die kommende Woche zu verschaffen. In diesem Modus werden deine wiederkehrenden Aufgaben mit täglichen Aufgaben und Zielen, geplanten Ereignissen und Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum näher rückt, angezeigt.
Das neueste Update enthält einen automatischen Wochenrückblick, mit dem du deinen Fortschritt verfolgen und deine Produktivität mit der früherer Wochen vergleichen kannst.
Preise:
- monatlicher Plan: 9,99 USD
- jährlicher Plan: 99,99 USD
Funktionen:
- Mehrere Ansichtsoptionen
- Fälligkeitsdaten und Tags
- Vorhersage
- Wöchentliche Überprüfung
Notion
Quelle: G2.com
Ursprünglich als Anwendung für digitale Notizen konzipiert, wurde Notion bald zu einer App, deren Ziel es ist, die Anzahl der täglich verwendeten Apps zu verringern.
Notion ist eine Projektmanagement-Software, mit der du Workflows organisieren und mehrere Projekte verwalten kannst, aber es ist auch eine Plattform für die Zusammenarbeit und kann als Dokumentenbasis dienen.Die App basiert auf Drag-and-Drop und du kannst deine eigenen Tabellen und Listen erstellen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Aufgaben anzuzeigen: Boards im Kanban-Stil, To-Do-Listen, Checklisten, Zeitleisten usw.
Notion eignet sich für komplexere Projekte, da du deine Arbeit in Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben unterteilen und für jede eine Checkliste erstellen kannst. Du kannst Aufgaben zuweisen und mit deinen Mitarbeitern teilen und den Projektfortschritt messen, indem du den Prozentsatz der erledigten Aufgaben in einem Fortschrittsbalken anzeigst.
Ein weiterer Pluspunkt von Notion ist die einfache Auffindbarkeit deiner Aufgaben und Dokumente. Die App wurde von einem Team entwickelt, das es hasste, in Ordnern auf seinem Computer nach Dingen zu suchen, und die Suchleiste ist sehr effektiv und einfach zu bedienen.
Während einige Nutzer sagen, dass Notion eine klare und intuitive Benutzeroberfläche hat, finden andere, dass diese Projektmanagement-Software nur begrenzte Optionen für die Datenverwaltung hat, wie z. B. die Möglichkeit, nur die dir zugewiesenen Aufgaben zu sehen oder verschiedene Zugriffsebenen hinzuzufügen.
Dutzende von Integrationen sind verfügbar, von grundlegenden wie Google Drive, Dropbox, Slack und Zoom bis hin zu spezifischeren Apps wie Zapier, Typeform, Figma, Jira usw.
Preise:
- kostenloser Plan
- Plus: $8 USD pro Nutzer pro Monat
- Business: $15 USD pro Nutzer pro Monat
- Enterprise: individueller Preis auf Anfrage
Funktionen:
- Multiple views available
- Progress bar
- Document and media base
- Easy search
- Subtasks and prioritization
- Project management
TickTick
Quelle: Play.Google.com
Wenn du ein einfaches und leicht zu bedienendes Tool suchst, könnte TickTick eine hervorragende Lösung sein. Du kannst entweder zwischen der Kalender- oder der Tagesansicht wählen und es für eine präzise Datums- und Zeitplanung verwenden.
Außerdem kannst du für alle deine Termine während des Tages Erinnerungen einstellen.TickTick verfügt vielleicht nicht über fortschrittliche Workflow-Funktionen wie andere Projektmanagement-Apps, aber es hat ein paar coole Funktionen:
Einrichten von Ordnern – Im Gegensatz zu Todoist kannst du mit TickTick Aufgaben, Dokumente und Notizen in Ordnern organisieren.
Pomodoro-Timer – Die App hat einen eingebauten Pomodoro-Timer, ein nützliches Produktivitätstool, das deine Konzentration steigert.
Plan my day – Es gibt auch eine Funktion zur Priorisierung von Aufgaben, die dir hilft, die Aufgaben zu identifizieren, auf die du dich zuerst konzentrieren musst.
Diese Todoist-Alternative kann mit Slack, Outlook, Gmail, Zapier und anderen integriert werden. Der Nachteil ist, dass die kostenlose Version begrenzt ist und die meisten Funktionen gesperrt sind.
Preise:
- kostenloser Plan
- jährlicher Plan: 27,99 USD pro Jahr
Funktionen:
- Einrichtung von Ordnern
- Pomodoro-Timer
- Erinnerungen
- Priorisierung von Aufgaben
- Tolle mobile App
Die beste Todoist-Alternative – Vergleichstabelle
| Plattform | Wesentliche Funktionen | Preise | Kostenlose Testphase |
| workstreams.ai |
|
|
Ja |
| Trello |
|
|
Ja |
| Asana |
|
|
Ja |
| ClickUp |
|
|
Ja |
| OmniFocus |
|
|
Ja |
| Notion |
|
|
Ja |
| Tick Tick |
|
|
Nein |
Fazit
Bei der Suche nach einem Aufgabenmanagement-Tool solltest du dich auf ein Tool konzentrieren, das sich in verschiedene Apps integrieren lässt, um die Zeit zu sparen, die du mit dem Wechsel von einem Tool zum anderen verbringen würdest, und das über fortschrittliche Funktionen verfügt, die dir helfen, deine Workflows zu optimieren.
workstreams.ai kann eine gute Alternative zu Todoist sein. Hier sind die Gründe dafür:
- bietet Funktionen zur Zeiterfassung
- fördert die Zusammenarbeit
- ist sehr anpassbar
- verfügt über erweiterte Aufgabenfunktionen (Labels, Fristen, Details)
- lässt sich mit Slack, Microsoft Teams, Trello, Gmail, Outlook und Webhook integrieren
Registriere dich und schalte die nächste Ebene des Aufgabenmanagements frei.
FAQs
Ist Todoist der beste Taskmanager?
Todoist ist ein gutes Aufgabenmanagement-Tool, aber es verfügt nicht über einige wichtige Funktionen wie die Zeiterfassung und es bietet nicht viel Raum für Anpassungen. Wenn du ein anpassungsfähigeres Tool mit fortgeschrittenen Funktionen verwenden möchtest, solltest du eine Todoist-Alternative wie workstreams.ai in Betracht ziehen.
Wo liegen die Grenzen von Todoist free?
Mit der kostenlosen Version kannst du nur fünf Projekte gleichzeitig verfolgen und es fehlen wichtige Funktionen wie Erinnerungen und Backups.
Welche App ist besser als Todoist?
Wenn du nach einer Alternative zu Todoist suchst, die besser anpassbar ist, eine Zeiterfassung hat und mehr Funktionen bietet, könnte workstreams.ai die perfekte App sein.
Was ist der Unterschied zwischen Trello und Todoist?
Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Tools ist ihr Layout. Während Todoist sich auf Aufgabenlisten konzentriert, setzt Trello auf die Kanban-Methode und sein Layout besteht aus verschiedenen Boards und Karten.
Was ist der Unterschied zwischen Notion und Todoist?
Während Todoist eine einfache App zur Aufgabenverwaltung ist, ist Notion eine vollwertige Projektmanagement-Software, die du für verschiedene Dinge nutzen kannst: Zusammenarbeit, Organisieren von Dateien und Dokumenten, Notizen machen, usw.
Was ist der Unterschied zwischen Todoist und Asana?
Asana ist eine komplexere Projektmanagement-Software, die du nicht nur für die Organisation von Aufgaben verwenden kannst. Es ist auch besser für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Während Todoist standardmäßig ein listenbasiertes Layout hat, kannst du in Asana aus verschiedenen Layouts wählen: Kanban, Raster, Kalenderansicht, Aufgabenliste, usw.
