Als Projektmanager/in solltest du vor allem dafür sorgen, dass Projekte reibungslos ablaufen und pünktlich abgeschlossen werden.
Für viele Projektmanager/innen ist das jedoch schwieriger, als es scheint. Eine Studie hat ergeben, dass fast ein Fünftel der Projekte nicht rechtzeitig fertig wird.
Dafür gibt es viele mögliche Gründe, von unzureichender Planung und Unterschätzung der für ein Projekt benötigten Zeit bis hin zu unproduktiver Teamdynamik.
Aber all das kannst du vermeiden, wenn du einen effektiven Workflow für das Projektmanagement einrichtest.
In diesem Artikel erfährst du, wie du Workflows Schritt für Schritt erstellst, und erhältst Vorlagen für verschiedene Branchen.
Was ist ein Workflow im Projektmanagement?
Ein Workflow im Projektmanagement ist eine Reihe von Aufgaben, die ein Team oder eine Einzelperson erledigen muss, um ein Projekt abzuschließen.
Die Erstellung von Workflows ist eine Möglichkeit, komplexe Prozesse in kleinere Schritte zu zerlegen und sie logisch zu organisieren, damit jeder, der die Anweisungen hat, ihnen folgen kann.
Diese strukturierte Herangehensweise an das Projektmanagement hat zahlreiche Vorteile, wie z. B:
Verbesserte Effizienz
Prozessstandardisierung
Verbesserte Zusammenarbeit
Schnelleres Onboarding
Rechenschaftspflicht und Transparenz
Wie man mit workstreams.ai einen Workflow für das Projektmanagement erstellt
Identifiziere alle Aufgaben und Teilaufgaben
Bevor du einen Workflow für ein Projekt erstellst, solltest du alle Aufgaben und Teilaufgaben auflisten, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts notwendig sind. Bestimme die Hauptziele und unterteile sie dann in kleinere Aufgaben und Meilensteine, die leichter zu verfolgen sind.
Diese Phase wird auch als Workflow-Mapping bezeichnet. Du kannst Techniken wie den Projektstrukturplan verwenden, um die Aufgaben des Projekts und ihre Hierarchie zu dekonstruieren, indem du eine visuelle Karte aller erforderlichen Aktionen erstellst.
Arbeite mit Teammitgliedern und relevanten Interessengruppen zusammen, um sicherzustellen, dass du nichts Wichtiges übersiehst.
Erstelle Aufgaben, bei denen du kommunizierst
Von App zu App zu wechseln ist eine große Ablenkung und ein Produktivitätskiller. Deshalb kannst du mit unserem Teammanagement-Tool Aufgaben in den Apps erstellen, die du bereits für die Kommunikation nutzt, z. B. Slack und Microsoft Teams.
Hier ist, was du zu deinen Aufgaben hinzufügen kannst:
Start- und Fälligkeitsdaten
Aufgabendetails - du kannst zusätzliche Informationen in Form von Text oder Links hinzufügen
Anhänge - du kannst alle Arten von Dateien, Dokumenten oder Bildern hinzufügen
Benutzerdefinierte Felder - du kannst zusätzliche Felder für Informationen erstellen, die du hervorheben möchtest
Hier sind ein paar coole Dinge, die du mit unserer Slack-Integration machen kannst:
Du kannst jede Slack-Nachricht mit nur einem Klick in eine neue Aufgabe verwandeln
Du kannst alle fälligen Aufgaben unter Meine Aufgaben schnell überprüfen, ohne Slack verlassen zu müssen
Du kannst eine anpassbare Kanban-Tafel zu jedem Kanal hinzufügen
Auf der anderen Seite sieht es so aus, wenn du Microsoft Teams verwendest:
Du kannst Aufgaben erstellen und bearbeiten, ohne MS Teams zu verlassen
Du kannst ganz einfach Aufgaben durchsuchen oder das Kanban-Board verwenden
Du kannst deinen Microsoft Kalender synchronisieren
Aufgaben in Teilaufgaben aufteilen und Checklisten erstellen
Jetzt ist es an der Zeit, größere Aufgaben in kleinere Schritte aufzuteilen, indem du Unteraufgaben erstellst. So geht's:
Wähle eine Aufgabe aus, die du bearbeiten möchtest
Klicke auf "Teilaufgabe hinzufügen"
Schreibe deine erste Teilaufgabe
Drücke "Enter", um ein weiteres Element hinzuzufügen
Deine Teilaufgaben werden als Checkliste formatiert, so dass du deinen Fortschritt leicht verfolgen kannst, indem du jeden Punkt abhakst, sobald du ihn erledigt hast.
Außerdem kann jede Teilaufgabe mit zusätzlichen Details angereichert werden, genau wie die Hauptaufgaben. Du kannst jede Teilaufgabe verschiedenen Teammitgliedern zuweisen und jeder Teilaufgabe ein eigenes Fälligkeitsdatum geben.
Mit unserer Workflow-Management-Software kannst du Teilaufgaben und bestehende Aufgaben miteinander verknüpfen, um Doppelarbeit zu vermeiden. Nehmen wir zum Beispiel an, du bist Projektmanager und weist einem Mitarbeiter eine Teilaufgabe zu. Dieser erstellt daraufhin eine neue Aufgabe für sich selbst, die mit deiner Teilaufgabe identisch ist. Du kannst diese beiden Aufgaben miteinander verknüpfen, so dass, wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe abschließt und abhakt, auch die entsprechende Teilaufgabe in deiner Checkliste abgehakt wird, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass ihr auf derselben Seite steht.
Verantwortlichkeiten zuweisen und Teammitglieder zur Rechenschaft ziehen
Du kannst deinen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, wann immer du willst, entweder beim Erstellen einer Aufgabe oder danach. Du kannst das sowohl über unsere Webanwendung als auch über Slack und Microsoft Teams tun.
Öffne die Kanban-Tafel, suche die Aufgabe, die du zuweisen möchtest, und klicke sie an
Klicke auf die drei Punkte in der rechten Ecke des Aufgabenfeldes
Wähle die Option "Zuordnen zu" aus dem Dropdown-Menü
Wähle das Teammitglied aus, dem du die Aufgabe zuweisen möchtest
Das zugewiesene Teammitglied erhält eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe, die auch in seinem Bereich "Meine Aufgaben" erscheint.
Es gibt verschiedene Optionen zum Organisieren und Durchsuchen von Aufgaben:
Prioritäten: Du kannst sie nach Priorität ordnen, damit jedes Teammitglied weiß, worauf es sich als Nächstes konzentrieren sollte.
Intelligente Beschriftungen: Du kannst deinen Aufgaben benutzerdefinierte Etiketten hinzufügen, um sie nach Projektname, Komplexität, Priorität oder anderen Kriterien zu kategorisieren. Du kannst sie auch zur Farbcodierung und zur visuellen Unterscheidung verschiedener Kategorien verwenden.
Intelligente Filter: Du kannst deine Aufgaben nach dem Titel, dem Beauftragten, dem Thema, der Bezeichnung, dem Arbeitsschritt oder anderen Variablen filtern, so dass du jede Aufgabe leicht finden kannst, egal wie viele es sind.
Wenn du eine Person hast, die für einen bestimmten Prozessschritt zuständig ist, kannst du sie mit der automatischen Zuweisungsfunktion als Standard-Zuweisungsempfänger für einen bestimmten Schritt oder eine Aufgabe festlegen und so wertvolle Zeit sparen.
Um die Verantwortlichkeit zu verbessern, kannst du mit workstreams.ai je nach Komplexität eines Projekts verschiedene Verantwortungsebenen schaffen.
Du kannst einen einzelnen Verantwortlichen für den gesamten Workflow hinzufügen oder die Verantwortung auf mehrere Verantwortliche aufteilen, die für bestimmte Schritte des Projekts zuständig sind. Natürlich kannst du das jederzeit ändern.
So geht's:
Öffne das Taskboard
Klicke auf das Symbol "Arbeitsschritt-Einstellungen" rechts neben jedem Arbeitsschrittnamen
Klick auf "Eigentümer hinzufügen"
Wähle ein oder mehrere Teammitglieder aus, die du hinzufügen möchtest
Gliedere Aufgaben in einem Kalender
Du kannst nicht nur zur Kalenderansicht wechseln, wenn du die Aufgaben lieber in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht sehen möchtest, sondern du kannst auch unseren In-App-Kalender nutzen, um Aufgaben direkt in deinem Kalender zu erstellen.
Genau wie bei der Erstellung eines Kalendertermins wählst du einfach die gewünschte Uhrzeit und das Datum aus, fügst die Aufgabe hinzu und wir weisen ihr automatisch ein Fälligkeitsdatum zu.
Die Aufgaben im Kalender sind nach Fälligkeit farblich gekennzeichnet, damit du deine Prioritäten immer im Blick behältst. Aufgaben, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben, sind anders markiert, damit du sie nicht vergisst. Außerdem kannst du deine Unteraufgaben auch in der Kalenderansicht sehen.
Du kannst ihn auch mit deinem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren, wenn du Aufgaben und Termine auch dort sehen willst. Wenn du bereits einige Gmail- und Outlook-Termine hast, kannst du sie in unseren Kalender importieren, um alle deine Aufgaben und Termine an einem Ort zu visualisieren.
Verfolge den Zeitaufwand für jede Aufgabe
Wenn du genau wissen willst, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt oder wie lange es im Durchschnitt dauert, eine Aufgabe zu erledigen, kannst du einfach unsere Funktion zur Zeiteinteilung einschalten.
Während du arbeitest, zeichnet unser Tool auf, wie lange du für jeden Schritt und für das Erreichen von Meilensteinen gebraucht hast. So kannst du realistisch einschätzen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe brauchst. Das hilft dir, Projekte genauer zu planen und Fristen nicht zu verpassen.
Indem du jeden Schritt eines Workflows aufzeichnest und misst, kannst du das Rätselraten ausschalten und realistische Zeitpläne erstellen, an die du dich halten kannst, damit deine Mitarbeiter/innen genug Zeit haben, um ihre Aufgaben ohne Druck zu erledigen.
Mit dieser Funktion kannst du Engpässe in Echtzeit erkennen, eine Workflow-Analyse durchführen und deine Workflows optimieren. Außerdem kannst du die Zeit, die sie für die Erledigung einer Aufgabe gebraucht haben, mit der durchschnittlichen Erledigungszeit vergleichen, und wenn sie deutlich niedriger ist, kannst du zusätzliche Schulungen oder Hilfe anbieten.
Schließlich sammeln wir Daten aus deinen bisherigen Aufgaben, und nach einer Weile kann unser Tool dir datenbasierte Schätzungen liefern, wie lange eine Aufgabe dauern wird.
Verfolge eingefrorene Aufgaben
Eingefrorene Aufgaben ist eine Funktion, die dich an Aufgaben erinnert, die schon länger inaktiv sind. So kannst du sicherstellen, dass du nichts Wichtiges übersiehst oder einen Haufen unwichtiger Aufgaben anhäufst.
Nach 30 Tagen Inaktivität markieren wir Aufgaben als eingefroren, indem wir ein Schneeflocken-Symbol hinzufügen. Es liegt an dir zu entscheiden, was du tun willst: Du kannst mit der Bearbeitung beginnen, Aufgaben delegieren oder sie archivieren, wenn sie nicht mehr relevant sind.
Du kannst die Ansicht "Eingefrorene Aufgaben" verwenden, um die genaue Anzahl der Tage zu sehen, die seit der letzten Interaktion mit einer bestimmten Aufgabe vergangen sind. Aktiviere diesen Modus, indem du einfach auf das Schneeflocken-Symbol in der oberen rechten Ecke klickst.
Automatisiere so viel wie möglich
Die Workflow-Automatisierung ist eine der stärksten Funktionen von workstreams.ai, denn sie ermöglicht es dir, viel Zeit und Mühe zu sparen. Hier sind drei Möglichkeiten, das Beste daraus zu machen:
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
In jedem Job gibt es einige Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen. Jetzt, wo du deine wiederkehrenden Aufgaben identifiziert hast, kannst du sie in einem Intervall deiner Wahl automatisieren, sei es jeden Tag oder an einem bestimmten Tag der Woche oder des Monats. Verabschiede dich davon, immer wieder Aufgaben für wiederkehrende Prozesse zu erstellen und zuzuweisen!
Automatische Weiterleitung
Es ist nicht nötig, Aufgaben manuell von einem Taskboard in ein anderes zu verschieben, wenn sie einen bestimmten Schritt im Prozess erreichen. Du kannst Weiterleitungsregeln einrichten, sodass eine Aufgabe automatisch an ein anderes Taskboard weitergeleitet wird, sobald sie einen bestimmten Schritt erreicht hat. Wenn zum Beispiel eine Aufgabe im Taskboard deines Grafikdesigners fertig ist, kann sie zur Genehmigung an das Taskboard deines Content Managers weitergeleitet werden.
Vorlagen
Wenn du nicht jedes Mal neue Aufgaben von Grund auf neu erstellen willst, kannst du Zeit sparen, indem du Aufgabenvorlagen erstellst, in denen du das Format und die Details deiner wichtigsten Aufgaben festhältst. Du kannst auch mehrere Aufgaben in einer Vorlage zusammenfassen.
Projektmanagement Workflow Vorlage Beispiele
workstreams.ai hat viele anpassbare Vorlagen und Workflow-Beispiele für verschiedene Branchen und Abteilungen. Hier sind einige von ihnen.
Marketing
Du kannst unsere Marketing-Projektmanagement-Software nutzen, um
Marketingkampagnen zu erstellen
Gemeinsam an Landing Pages zu arbeiten
Kreative Aufgaben zu delegieren
Und vieles mehr! Unsere flexiblen Marketing Workflows ermöglichen es dir, benutzerdefinierte Felder mit zusätzlichen Informationen und Schriftsätzen hinzuzufügen und dienen als Datenbank, in der du alle Kundeninformationen, Dateien, Dokumente und Bilder speichern kannst.
App-Entwicklung
workstreams.ai ermöglicht es dir, agile Workflows für IT-Teams zu erstellen, die viel flexibler sind als robuste Projektmanagement-Tools wie Jira.
Das kannst du tun:
Realistische Zeitpläne basierend auf der Zeiteinteilung erstellen
Aufgaben aus verschiedenen Workflows kombinieren, um Ziele zu erreichen, z. B. den Start einer mobilen App
Die Kommunikation mit anderen Abteilungen verbessern und alle deine Dateien an einem Ort aufbewahren
Hiring
Wusstest du, dass du unsere Workflow-Management-Software auch als Einstellungsinstrument nutzen kannst?
Mit unserem HR&Hiring Workflow kannst du Folgendes tun:
Bewerberdaten an einem Ort sammeln
Erste Screenings durchführen
Phasen des Einstellungsprozesses verfolgen
Interviews in deinem Kalender planen
Onboarding-Prozess automatisieren
Kunden-Support
Mit unserer Lösung für den Kundensupport kannst du die Problemlösungsrate verbessern, indem du die Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zuweist und große Mengen an Kundenanfragen bewältigst, ohne die Qualität der Dienstleistung zu beeinträchtigen.
Das kannst du tun:
Organisiere und priorisiere die Kundenanfragen
Schätze ab, wie viel Zeit du für die Lösung jeder Frage brauchst
Weisen Sie bestimmte Schritte automatisch den dafür spezialisierten Teammitgliedern zu
Account Management
Unsere anpassbare Account-Management-Lösung ist ideal für Projektmanager/innen, die ihre Workflows und Beziehungen zu mehreren Kunden rationalisieren und alle Fristen im Blick behalten müssen.
Du kannst:
Erfassen, wie viel Zeit du für jeden Kunden aufbringst
Intelligente Beschriftungen und Filter zur Unterscheidung von Aufgaben verwenden
Aufgaben an andere Teammitglieder zuweisen
Sales
Unser Sales Workflow hilft dir, den Überblick über Kundengespräche und deine Ziele zu behalten. Das kannst du damit tun:
Aufgaben in Ziele umwandeln, damit du deine Ziele erreichen kannst
Einfaches Filtern und Durchsuchen deiner Lead-Datenbank
Füge benutzerdefinierte Felder mit zusätzlichen Informationen für jeden Lead hinzu
Arbeite mit dem Vertriebsteam zusammen und leite Aufgaben automatisch weiter, wenn sich ein Lead durch seine Customer Journey bewegt
Feedback-Schleife
Du kannst unser Projektmanagement-Tool nutzen, um den Feedback-Prozess zu standardisieren, indem du individuelle Vorlagen bereitstellst. Das ist sowohl für deine Mitarbeiter als auch für deine Personalverantwortlichen von Vorteil.
Erstens wird sich deine Feedback-Quote wahrscheinlich erhöhen, weil die Beschäftigten viel eher vorgefertigte Formulare ausfüllen, als ihr Feedback selbst zu verfassen. Zweitens macht es ein standardisiertes Format deinen Personalverantwortlichen leichter, die Bewertungen zu analysieren und den Fortschritt zu verfolgen.
Beschaffung
Die meisten kleinen bis mittelgroßen Unternehmen brauchen keine spezielle Beschaffungs-App, wenn sie stattdessen eine Projektmanagement-Software wie workstreams.ai verwenden können.
Hier sind einige der Optionen:
Deine Mitarbeiter können Verkaufsanfragen stellen
Die Finanzabteilung kann Zahlungen bewilligen
Du kannst Bestellvorgänge verfolgen
Du kannst Gesamtzahlungen organisieren
Außerdem haben wir zwei verschiedene Vorlagen erstellt: eine für einmalige Käufe und eine für wiederkehrende Käufe.
Anträge auf Freistellung
Das Beantragen von Freizeit per E-Mail ist so veraltet. Warum Zeit mit Hin- und Her-Chatten verschwenden, wenn du es mit unserem Workflow automatisieren kannst?
Das kannst du tun:
Erstelle verschiedene Vorlagen für Freistellungsanträge (Urlaub, Elternzeit, etc.)
Anträge auf Freizeit verwalten
Ihren Status verfolgen
Warum ist der Workflow im Projektmanagement wichtig?
Hier sind die Vorteile, die du nach dem Erstellen und Automatisieren von Projektmanagement Workflows erwarten kannst:
Komplexe Projekte vereinfachen: Mit Workflow-Systemen für das Projektmanagement kannst du ganze Projekte in kleine, überschaubare Schritte unterteilen, was die Erfolgsaussichten des Projekts erhöht.
Zeitersparnis: Die Hälfte der Beschäftigten in Unternehmen, die bereits Automatisierung einsetzen, geben an, dass der größte Vorteil darin besteht, Zeit für strategische Initiativen und geschäftliche Innovationen zu gewinnen.
Prozesse standardisieren: Detaillierte Projektmanagement-Workflows stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter einheitliche Ergebnisse liefern kann, wenn er alle Schritte befolgt.
Verringerung menschlicher Fehler: Funktionen wie die automatische Weiterleitung erledigter Aufgaben sorgen für reibungslose Workflow-Prozesse, so dass deine Mitarbeiter/innen sich nicht mehr gegenseitig manuell informieren müssen und weniger Raum für Missverständnisse in der Kommunikation bleibt.
Verbesserung der Verantwortlichkeit: Eine Workflow-Management-Software, mit der du Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen kannst, erhöht nicht nur die Transparenz, sondern verbessert auch die Rechenschaftspflicht, indem sie klarstellt, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
Fazit
Du weißt jetzt, wie du einen Projektmanagement Workflow Schritt für Schritt erstellst. Mit der richtigen Projektmanagement Workflow Software kannst du einen großen Teil des Prozesses automatisieren und dir so Zeit für wichtigere Dinge sparen.
workstreams.ai ist ein hochgradig anpassbares Tool zur Verwaltung von Workflows mit vielen fortschrittlichen Funktionen, wie z.B. Zeitzuweisung, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und automatischer Weiterleitung.
Du kannst eine unserer gebrauchsfertigen Vorlagen auswählen oder deinen eigenen Workflow von Grund auf neu erstellen. Was auch immer du bevorzugst.
Buche eine kostenlose Demo und lass unsere Workflows Wunder für deine Produktivität bewirken.
FAQs
Was sind die 7 Phasen eines Projektlebenszyklus?
Die wichtigsten Projektphasen sind Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung, Abschluss, Machbarkeitsprüfung und Projektevaluierung.
Was sind die 3 grundlegenden Komponenten eines Workflows?
Die drei wesentlichen Komponenten jedes Workflows sind der Input, der Prozess oder die Aktionen, die durchgeführt werden müssen, und der Output oder die Ergebnisse.
Was ist eine Workflow-Checkliste?
Es ist eine Liste mit allen Aufgaben und Aktionen, die erledigt werden müssen, um einen bestimmten Prozess erfolgreich abzuschließen. Sie dient als Fahrplan, um Prozesse zu organisieren und den Fortschritt leichter zu verfolgen.
Was ist ein guter Workflow-Prozess?
Ein guter Workflow-Prozess ist gut organisiert, systematisch und effizient. Er sorgt für einen reibungslosen Übergang zwischen den einzelnen Phasen und enthält alle Ressourcen, die für die genaue Erledigung der Aufgaben erforderlich sind.
