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Erstellen von Aufgaben
Eine einfache Aufgabenerstellung sorgt für einen reibungslosen Übergang von einer losen Teamdiskussion zu einem konkreten Aktionsplan, den jeder finden, anzeigen, priorisieren und gemeinsam bearbeiten kann.
Es ist unglaublich einfach, Aufgaben zu erstellen, ganz gleich, ob auf Slack, Microsoft Teams oder auf dem Taskboard. Die folgenden Schritte zeigen dir, wie du das machst.
In der Webanwendung
- Navigiere auf deinem Kanban-Board zu dem Taskboard, dem du eine Aufgabe hinzufügen möchtest. Zum Beispiel: #rekrutiere-entwicklungsteam.
- Klicke auf das blaue Plussymbol ganz rechts im Fenster der Aufgabenleiste.
- Gib im angezeigten Dialogfeld Aufgabe erstellen den Text „Programmierer rekrutieren“ ein.
- Klicke auf die Schaltfläche Speichern und die Aufgabe „Programmierer rekrutieren“ wird auf dem Taskboard angezeigt.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes, um die Aufgabe zu bearbeiten, den Status festzulegen, eine Ressource zuzuweisen, ein Fälligkeitsdatum festzulegen, ein Label einzurichten oder zuzuweisen und vieles mehr.
- Wenn du Slack oder Microsoft Teams öffnest, siehst du den workstreams.ai-Bot, der dem Kanal mitteilt, dass du gerade die Aufgabe „Programmierer rekrutieren“ erstellt hast. Außerdem wird ein neuer Thread angezeigt, in dem das Hinzufügen der Aufgabe beschrieben wird.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, dem du eine Aufgabe hinzufügen möchtest. Zum Beispiel: #rekrutiere-entwicklungsteam.
- Gib /plan Programmierer rekrutieren ein.
- Drücke Enter und die Aufgabe „Programmierer rekrutieren“ wird erstellt. Der workstreams.ai-Bot zeigt die Aufgabendetails im Kanal an und setzt den anfänglichen Status „Geplant“.
- Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten, um ein Fälligkeitsdatum oder eine Beschreibung hinzuzufügen. Verwende die Dropdown-Listen Status festlegen, Zuweisen an oder Labels, um die Aufgabe weiter zu bearbeiten.
- Klicke auf den Hyperlink „Programmierer rekrutieren“, um zur Web-App zu gelangen, wo du ebenfalls Aufgabendetails ändern kannst.
TIPP: Mit der Slack-App kannst du Aufgaben innerhalb von Diskussionen erstellen. Auf diese Weise enden deine Brainstorming-Sitzungen mit Aktionspunkten! Ein Teammitglied gibt zum Beispiel an, dass ein Projektmanager für das Team eingestellt werden muss. Gib einfach /plan Projektmanager rekrutieren ein und der erste Schritt zur Einstellung ist in deinem Plan. Als Nächstes gibst du /plan Projektmanager interviewen ein, dann /plan Angebot an Projektmanager senden und dann /plan Projektmanager einstellen und alle vier Schritte deines Plans sind fertig.
Auf Microsoft Teams
- Gehe zu dem Kanal, dem du eine Aufgabe hinzufügen möchtest. Nehmen wir zum Beispiel unser Einstellungsbeispiel: Wähle den Kanal rekrutiere-entwicklungs-team.
- Gib @workstreams.ai plan Entwickler rekrutieren ein.
- Drücke Enter und die Aufgabe „Entwickler rekrutieren“ wird in deiner Konversation erstellt. Der workstreams.ai-Bot zeigt die Aufgabendetails im Kanal an und setzt den Status auf „Geplant“.
- Du kannst die Aufgabe von dieser Nachricht aus weiter bearbeiten.
TIPP: Du kannst auch das interaktive Menü verwenden, das erscheint, nachdem du workstreams.ai erwähnt hast. Wähle einfach plan, um eine Aufgabe zu erstellen. Um der Aufgabe eine Beschreibung hinzuzufügen, während du sie erstellst, verwende das folgende Schema: @workstreams.ai plan titel-der-aufgabe :: beschreibung-der-aufgabe.
Bearbeiten von Aufgaben
Durch die Bearbeitung von Aufgaben kannst du andere über die Rahmenbedingungen und Anforderungen einer bestimmten Aufgabe informieren. Außerdem lässt sich der Kontext der Aufgabe mit einer Beschreibung versehen. So wissen andere, wann und wie sie eine Aufgabe erledigen sollen.
Es ist sogar noch einfacher, Aufgaben zu bearbeiten, und du kannst es von Slack, Microsoft Teams oder dem Taskboard aus tun.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, auf dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Aufgabenfeld auf des Kanban-Boards und „Beschreibung hinzufügen“ wird angezeigt.
- Klicke auf Beschreibung hinzufügen.
- Gib die relevanten Informationen ein, die für die Erledigung deiner Aufgabe erforderlich sind.
TIPP: Optimiere deine Aufgabenbeschreibungen mit der erweiterten Textbearbeitung.
Textformatierungsoptionen für Slack-Nutzer
Slack-Nutzer haben mehrere großartige Möglichkeiten, das, was sie in den Beschreibungen ihrer Aufgaben zeigen müssen, darzustellen. Diese sind wie folgt:- Füge *Asterisken* zu deinem Text hinzu, um ihn fett zu machen.
- Füge _Unterstriche_ hinzu, um deinen Text kursiv zu machen.
- Füge ~Tilde~ zu Text hinzu, den du durchstreichen möchtest.
- Füge `Code` hinzu, um deinen Code zu formatieren.
- Füge ```Codeblock`` hinzu, um deinen Code weiter zu formatieren.
- Füge > Größer-als-Symbole > hinzu, um ein Zitat zu formatieren.
Textformatierungsoptionen für Microsoft Teams-Nutzer
Microsoft Teams-Nutzer haben ihre eigene, einzigartige Mischung aus Textformatierungsoptionen, die ebenso leistungsfähig sind, um jeder Aufgabenbeschreibung Klarheit und Kontext zu verleihen.- Füge *Asterisken* zu deinem Text hinzu, um ihn fett zu machen.
- Füge _Unterstriche_ hinzu, um deinen Text kursiv zu machen.
- Füge einen - Bindestriche hinzu, um deinem Text • Aufzählungspunkte zu geben.
- Füge eine 1. Zahl mit einem Punkt hinzu, um deinen Text zu einer numerischen Liste zu machen.
Auf Slack
- Wähle die Aufgabe, die du bearbeiten möchtest, aus der Dropdown-Liste aus. Zum Beispiel: „Programmierer rekrutieren“.
- Die Aufgabendetails werden zusammen mit verschiedenen Schaltflächen und Dropdown-Listen angezeigt, mit denen du die Aufgabe bearbeiten kannst.
- Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Aufgabe zu bearbeiten.
- Bearbeite den Titel, das Fälligkeitsdatum oder die Beschreibung im Popup-Dialog. In die Beschreibung kannst du zum Beispiel „Lass uns unseren Plan für diese Aufgabe besprechen“ eingeben.
- Klicke auf die Schaltfläche Speichern, wenn du fertig bist.
TIPP: Wenn du die Aufgabe lieber auf dem Kanban-Board bearbeiten möchtest, klicke auf den Hyperlink „Programmierer rekrutieren“, um zur Aufgabe in der Web-App zu springen. Dort kannst du sie ebenfalls bearbeiten, wie in den Schritten unten beschrieben.
Auf Microsoft Teams
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Gib @workstreams tasks ein und drücke Enter.
- Verwende das Dropdown-Menü, um die Aufgabe zu finden, die du bearbeiten möchtest. In unserem Fall „Entwickler rekrutieren“ und klicke auf Los.
- workstreams.ai bringt die Aufgabe in deine Ansicht. Klicke auf Bearbeiten.
- In dieser Ansicht kannst du den Titel, die Beschreibung, den Verantwortlichen und den Status der Aufgabe bearbeiten.
- Klicke auf Speichern, um deine Bearbeitungen zu speichern.
Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu deinen Aufgaben
Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du dafür sorgen, dass deine Aufgaben die Art und Weise widerspiegeln, wie du und dein Team tatsächlich arbeiten. Füge einfach die wichtigsten Informationen hinzu, die du brauchst, um deine Aufgaben noch schneller zu erledigen!
In der Webanwendung
- Gehe zu der Aufgabe, für die du ein benutzerdefiniertes Feld erstellen möchtest.
- Klicke auf „+Benutzerdefinierte Felder hinzufügen“.
- Klicke auf „+Neues benutzerdefiniertes Feld erstellen“, um ein neues Feld zu deiner Aufgabe hinzuzufügen.
- Wähle die Art der Eingabe, die dein benutzerdefiniertes Feld benötigt (Text, Zahlen, Datum, Geld), indem du das entsprechende Symbol auswählst.
- Klicke auf „Erstellen“, um das benutzerdefinierte Feld für deine Aufgabe zu erstellen.
- Du kannst ein bestehendes Feld, das sich bereits in deiner Bibliothek für benutzerdefinierte Felder befindet, auswählen und die Auswahl aufheben. Bei Bedarf kannst du mehrere Felder auswählen und die Auswahl aufheben, indem du sie einfach anklickst.
- Klicke auf neu erstellte Felder, um die erforderlichen aufgabenbezogenen Informationen hinzuzufügen.
- Alle von dir erstellten benutzerdefinierten Felder werden für die künftige Verwendung in deinem Arbeitsbereich gespeichert und können zu jeder Aufgabe auf jedem Taskboard hinzugefügt werden.
TIPP: Du kannst benutzerdefinierte Felder mit einem einzigen Klick aus einer Aufgabe entfernen, indem du auf das Feld klickst, wenn du die Liste der benutzerdefinierten Felder siehst.
Auf Slack
- Gehe zu der Aufgabe, zu der du benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchtest, und klicke auf „Bearbeiten“.
- Klicke auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“ im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“ des Aufgabeneditors. Wenn in der Aufgabe bereits benutzerdefinierte Felder vorhanden sind, wird die Schaltfläche „Felder bearbeiten“ angezeigt.
- Um ein neues Feld zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche „Neu erstellen“ und gib dann den Namen des Feldes ein. Klicke dann auf „Speichern“.
- Um ein vorhandenes Feld hinzuzufügen, das sich bereits in deinem Arbeitsbereich befindet, gib den Titel des vorhandenen Feldes ein und klicke dann auf „Speichern“.
- Füge deine Unteraufgabenelemente hinzu.
- Durch Klicken auf das neue Eingabefeld kannst du den Inhalt eines Feldes wieder in deinen Aufgabeneditor eingeben.
Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu jeder Aufgabe auf deinem Taskboard
Viele Taskboards basieren auf einem Standard-Workflow, bei dem du möglicherweise für jede Aufgabe die gleichen Felder ausfüllen musst. Wenn das der Fall ist, kannst du benutzerdefinierte Felder auf einer Taskboard-Ebene hinzufügen, anstatt dasselbe Feld für jede Aufgabe einzeln hinzuzufügen.
In der Webanwendung
- Gehe zu deinen Taskboard-Einstellungen, indem du auf das Zahnradsymbol in der oberen Navigation deines Taskboards klickst.
- Klicke auf die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felder“ am oberen Rand des Dialogfensters mit den Taskboard-Einstellungen.
- Klicke auf „+Neues benutzerdefiniertes Feld erstellen“, um ein neues Feld zu deinem Taskboard hinzuzufügen.
- Wähle die Art der Eingabe, die dein benutzerdefiniertes Feld benötigt (Text, Zahlen, Datum, Geld), indem du das entsprechende Symbol auswählst.
- Klicke auf „Erstellen“, um das benutzerdefinierte Feld zu erstellen und es auf alle Aufgaben auf deinem Taskboard anzuwenden.
- Du kannst ein bestehendes Feld, das sich bereits in deiner Bibliothek für benutzerdefinierte Felder befindet, auswählen und die Auswahl aufheben. Durch einfaches Anklicken lassen sich bei Bedarf mehrere Felder auswählen und die Auswahl aufheben. Wenn eine Aufgabe einen Inhalt im benutzerdefinierten Feld hat, wird das benutzerdefinierte Feld durch die Aufhebung der Auswahl nicht aus dieser Aufgabe entfernt (bis der Inhalt entfernt wird).
- Klicke auf neu erstellte Felder, um die erforderlichen aufgabenbezogenen Informationen hinzuzufügen.
- Alle von dir erstellten benutzerdefinierten Felder werden für die künftige Verwendung in deinem Arbeitsbereich gespeichert und können zu jeder Aufgabe auf jedem Taskboard, das du benötigst, hinzugefügt werden.
TIPP: Denke daran, dass benutzerdefinierte Felder, die über die Taskboard-Einstellungen hinzugefügt werden, dieses benutzerdefinierte Feld zu allen Aufgaben auf diesem Taskboard hinzufügen. Neu erstellte Aufgaben auf diesem Taskboard enthalten ebenfalls die ausgewählten benutzerdefinierten Felder. Aufgaben, die von anderen Boards auf dein Taskboard verschoben werden, enthalten nicht die speziellen benutzerdefinierten Felder der Taskboards, auf die sie verschoben werden.
Auf Slack
- Gehe zu deinen angehefteten Elementen in einem Slack-Kanal, zu dem der workstreams.ai-Bot hinzugefügt wurde, und suche das Menü workstreams.ai.
- Klicke auf „Einstellungen“ und wähle dann die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felder“.
- Um ein neues Feld zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche „Neu erstellen“ und gib dann den Namen des Feldes ein. Klicke dann auf „Speichern“.
- Um ein vorhandenes Feld hinzuzufügen, das sich bereits in deinem Arbeitsbereich befindet, gib den Titel des vorhandenen Feldes ein und klicke dann auf „Speichern“.
- Diese Felder können bei einzelnen Aufgaben im Aufgabeneditor jeder Aufgabe in diesem Kanal weiter bearbeitet werden.
Hinzufügen von Unteraufgaben zu einer Aufgabe
Viele Aufgaben müssen in kleinere Schritte unterteilt werden, damit sie klar und kohärent erledigt werden können – dies gilt insbesondere dann, wenn die Erledigung der Aufgabe von mehr als einer Person abhängt.
Teilaufgaben sind ideal für Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, bevor sie erledigt werden können. Sie dienen auch als hilfreiche Erinnerung daran, was als Nächstes getan werden muss.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, zu dem du eine Teilaufgabe hinzufügen möchtest.
- Wähle eine Aufgabe.
- Klicke auf die Schaltfläche „Teilaufgabe hinzufügen“.
- Beginne mit der Eingabe deiner ersten Teilaufgabe.
- Drücke Enter, um das nächste Element hinzuzufügen.
TIPP: Verwende Drag & Drop, um deine Aufgaben nach Belieben neu anzuordnen. Wenn du bestimmte Aufgaben erledigst, kannst du sie als erledigt abhaken. Nicht mehr benötigte Aufgaben können ebenfalls gelöscht werden.
Auf Slack
- Wähle den Kanal, in dem du eine Teilaufgabe zu einer Aufgabe hinzufügen möchtest.
- Suche die Aufgabe, der du eine Teilaufgabe hinzufügen möchtest.
- Wähle die Option „Bearbeiten“ aus dem Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf „Teilaufgabe hinzufügen“.
- Füge die Elemente deiner Teilaufgabe hinzu.
- Klicke auf „Speichern“.
Hinzufügen von Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten zu Teilaufgaben (PRO)
Weise jeder Unteraufgabe einen eindeutigen Zuweiser und ein Fälligkeitsdatum zu, so dass du sehen kannst, wer für die Erledigung jeder Unteraufgabe verantwortlich ist und bis wann die Unteraufgabe abgeschlossen sein muss.
Noch besser ist, dass die Verantwortlichen für die Teilaufgaben ihre Teilaufgaben als Teil ihrer Ansicht „Meine Aufgaben“ sehen. Außerdem werden sie entweder in Slack oder Microsoft Teams benachrichtigt, wenn sie einer Teilaufgabe zugewiesen werden.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, in dem du weitere Details zu einer Teilaufgabe hinzufügen möchtest.
- Wähle eine Aufgabe.
- Klicke auf die Schaltfläche „Teilaufgabe hinzufügen“, um deine Teilaufgaben zu erstellen und drücke Enter, um sie zu speichern und weitere hinzuzufügen.
- Bewege den Mauszeiger über eine erstellte Teilaufgabe (oder wische auf dem Smartphone), um die Optionen zum Hinzufügen eines Empfängers oder eines Fälligkeitsdatums für die Teilaufgabe anzuzeigen.
- Klicke auf der rechten Seite einer beliebigen Teilaufgabe auf das Personensymbol, um einen Verantwortlichen hinzuzufügen, oder auf das Kalendersymbol, um ein Fälligkeitsdatum zu deiner Teilaufgabe hinzuzufügen.
- Wähle das Teammitglied aus, das du dieser speziellen Teilaufgabe zuweisen möchtest und/oder wähle das Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich für deine Teilaufgabe.
TIPP: Verschiebe deine frühesten Fälligkeitstermine an den Anfang deiner Teilaufgabenliste und deine am weitesten entfernten Fälligkeitstermine an das Ende. So bleiben deine Prioritäten übersichtlich und organisiert.
Auf Slack
- Wähle den Kanal aus, dessen Unteraufgaben du Verantwortliche und/oder Fälligkeitstermine hinzufügen möchtest.
- Suche die Aufgabe, deren Unteraufgaben du Verantwortliche und/oder Fälligkeitsdaten hinzufügen möchtest.
- Wähle „Bearbeiten“ aus dem Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf „Unteraufgaben bearbeiten“.
- Klicke auf das Dropdown-Menü „Zuweisen an“ unter einer beliebigen Unteraufgabe und wähle ein Teammitglied aus, damit es einen Verantwortlichen für diese Unteraufgabe erhält.
- Klicke auf das Kalendersymbol neben Datum auswählen unter einer beliebigen Teilaufgabe und klicke auf das gewünschte Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich für diese Teilaufgabe.
- Klicke auf „Speichern“.
Verknüpfung von Teilaufgaben
Diese Funktion ermöglicht es dir, eine bestehende Aufgabe mit einem Checklistenpunkt zu verknüpfen, der in einer anderen Aufgabe vorhanden ist. Klingt verwirrend? Lass uns ein Beispiel durchgehen! Es kommt oft vor, dass Leute eine Aufgabe mit einer Unteraufgabe erstellen, die sie dann einer Person zuweisen. Diese Person erstellt dann eine Aufgabe für diesen speziellen Checklistenpunkt, wodurch ein Duplikat entsteht! Mit dieser neuen Funktion können diese beiden Eigenschaften (die Unteraufgaben und die neu erstellte Aufgabe) miteinander verknüpft werden! Wenn also die Aufgabe erledigt ist, wird die Unteraufgabe automatisch mit überprüft! Wie toll ist das denn? So wird es gemacht:
In der Webanwendung
- Öffne eine Aufgabe.
- Bewege den Mauszeiger in der Checkliste über eine Unteraufgabe. Das Verknüpfungssymbol erscheint.
- Klicke darauf.
- Wähle deine Aufgabe aus.
- Geschafft! Jetzt ist die Aufgabe ordnungsgemäß mit der Unteraufgabe verknüpft.
Beschränkung der Erledigung von Teilaufgaben auf bestimmte Arbeitsschritte
Erstelle Kontrollelemente, die zu den Abläufen in deinem Unternehmen passen! Manchmal müssen bestimmte Teile der Erledigung einer Aufgabe während eines bestimmten Schritts in deinem Workflow abgehakt werden. Dafür gibt es Beschränkungen für Teilaufgaben! Du kannst einschränken, wann eine Teilaufgabe in einem bestimmten Arbeitsschritt auf deinem Taskboard als „Erledigt“ markiert werden kann.
In der Webanwendung
- Gehe zu einer Aufgabe, die bereits Unteraufgaben enthält.
- Klicke auf den leeren Kreis der Teilaufgabe, die du einschränken möchtest.
- Wähle aus dem Dropdown-Menü den Arbeitsschritt, in dem du diese Teilaufgabe als erledigt markieren möchtest.
TIPP: Du kannst mehrere Teilaufgaben gleichzeitig durch Gruppenaktionen einschränken.
Wiederkehrende Aufgaben
Mit dieser Funktion können dein Team und du eine automatische Aufgabenerstellung in einem von dir gewählten Intervall einrichten. Die gleiche Aufgabe kann jeden Tag, an einem bestimmten Wochentag oder an einem bestimmten Tag im Monat wiederholt werden. Diese Funktion ist praktisch für Aufgaben, die dein Team und du regelmäßig erledigen. Sie soll eine Erinnerung daran sein, dass die Aufgabe erledigt werden muss. Hier ist nun der Weg zum Taskboard.
In der Webanwendung
- Navigiere zu einer beliebigen Aufgabe, für die du die Wiederholung festlegen möchtest.
- Klicke auf das Aktionsmenü „Aufgabe wiederholen“ auf der rechten Seite.
- Es öffnet sich ein Fenster.
- Wähle das Zeitintervall aus den Dropdown-Menüs.
- Klicke auf „Erstellen“.
TIPP: Sobald die Wiederholung festgelegt wurde, kannst du sie jederzeit aktualisieren oder direkt bei der Aufgabe entfernen.
Aufgabenerinnerungen
Wie bei allem, können Aufgaben manchmal übersehen, übergangen oder vergessen werden. Genau hier kommen unsere Erinnerungen ins Spiel! Lege nützliche Erinnerungen für jede Aufgabe fest, auf die du zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen möchtest, und erledige die Aufgabe. Hier erfährst du, wie du das in der App machst.
In der Webanwendung
- Wähle die Aufgabe, an die du erinnert werden möchtest.
- Klicke rechts auf die Schaltfläche „Erinnerung einstellen“.
- Wähle dein Erinnerungsintervall aus oder gib ein eigenes ein.
- Klicke auf „Speichern“.
Und das war's! Achte auf die Erinnerung in der App!
Aktualisieren des Aufgabenstatus
Indem du den Status deiner Aufgaben zeitnah aktualisierst, stellst du sicher, dass andere immer einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt haben, den du und die Kollegen gerade machen.
Wenn du den Status einer Aufgabe in workstreams.ai aktualisieren möchtest, kannst du dies ganz einfach über Slack, Microsoft Teams oder das Taskboard tun.
In der Webanwendung
- Finde die Aufgabe im Taskboard.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü-Symbol oder klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe.
- Wähle „Status ändern“ aus dem Dropdown-Menü.
- Wähle deinen Status-Update.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du den Status einer Aufgabe aktualisieren möchtest.
- Gib /tasks ein.
- Wähle die Aufgabe, die du bearbeiten möchtest, aus der Dropdown-Liste aus.
- Klicke auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um die Aufgabe zu bearbeiten, oder aktualisiere den Status direkt in der Aufgabennachricht mit Hilfe der Dropdown-Menüoption.
Auf Microsoft Teams
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe aktualisieren willst.
- Gib @workstreams tasks ein und drücke Enter.
- Verwende das Dropdown-Menü, um die Aufgabe zu finden, die du bearbeiten möchtest.
- workstreams.ai bringt die Aufgabe in deine Ansicht.
- Klicke auf „Bearbeiten“. Von dieser Ansicht aus kannst du den Status der Aufgabe aktualisieren.
- Klicke auf „Speichern“.
Erstellen und Verwenden von Aufgabenvorlagen
Mit Aufgabenvorlagen kannst du deine Arbeit organisieren und Wiederholungen vermeiden, indem du die Details und Formate wichtiger Routineaufgaben oder Gruppierungen von mehreren Aufgaben für die spätere Verwendung speicherst.
Aufgabenvorlagen sind eine großartige Möglichkeit, wertvolle Zeit zu sparen, indem du dieselbe Reihe von Aufgaben immer wieder neu erstellst. Hier erfährst du, wie du sie verwenden kannst:
In der Webanwendung
- Öffne das/die Taskboard(s), das/die die Aufgaben enthält/enthalten, die du als Teil der Vorlage haben möchtest.
- Klicke im Menü des Taskboards auf das Feld „Aufgabenvorlage öffnen“.
- Klicke auf die Aufgaben, die du als Teil der Vorlage haben möchtest. Die Aufgaben werden auf dem Board nach rechts verschoben.
- Optional: Benenne deine Vorlage.
- Optional: Du kannst wählen, dass die Vorlage privat wird. Standardmäßig ist sie für dein gesamtes Team öffentlich.
- Klicke auf „Vorlage speichern“.
Um deine neu erstellte Aufgabenvorlage zu verwenden, befolge einfach diese Schritte:
- Klicke auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“.
- Wähle im Menü zur Aufgabenerstellung die Registerkarte „Aus Vorlagen“.
- Wähle die gewünschte Vorlage aus dem Dropdown-Menü.
Hinzufügen von Fälligkeitsdaten
Fälligkeitsdaten auf Aufgaben machen das Setzen von Prioritäten zu einem schnelleren und transparenteren Prozess. Wenn sie mit einem Kalender synchronisiert werden, ist es auch einfacher, anderen mitzuteilen, was du wann zu erledigen hast.
Füge deinen wichtigsten Aufgaben ein Start- und Fälligkeitsdatum hinzu, um sicherzustellen, dass du nicht nur im Zeitplan liegst, sondern ihm sogar voraus bist.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, auf dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Aufgabenfeld auf dem Kanban-Board.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Klicke auf die Dropdown-Option „Fälligkeitsdatum festlegen“.
- Wähle das gewünschte Datum im Kalender aus.
- Wenn du das kleine Kästchen in der oberen linken Ecke anklickst, kannst du auch ein Startdatum für deine Aufgabe festlegen.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Gib /tasks ein und wähle dann die Aufgabe aus der Dropdown-Liste aus.
- Klicke auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um die Aufgabe zu bearbeiten.
- Füge ein Fälligkeitsdatum im Format: MM.TT.JJ. Wenn die Aufgabe beispielsweise bis zum Ende der Woche, also bis Freitag, den 18. Mai 2018, erledigt sein muss, gib 18.05.18 ein.
- Klicke auf Schaltfläche „Speichern“.
TIPP: Eine weitere fantastische Funktion der Slack-App ist, dass du Aufgaben direkt nach der Konversation im Kanal ändern kannst. Beispiel: Teammitglied 1: „Brauchen wir wirklich ein Benutzerhandbuch für das Produkt?!“ Du: „Kann das jemand aus dem Team schreiben?“ Teammitglied 2: „Ich nicht.“ Teammitglied 3: „Auf keinen Fall. Ich schreibe Code. Keine Benutzerhandbücher.“ Teammitglied 2: „Wir müssen einen technischen Redakteur einstellen! Und zwar bald. Wir müssen ihn bis Ende der Woche an Bord haben!“ Du: /plan Technischen Redakteur einstellen. Und dann kannst du das das Fälligkeitsdatum einfach so ändern, dass es das Ende der Woche ist.
Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder
Du kannst einem anderen Teammitglied jederzeit Aufgaben zuweisen. Dies ist ein hervorragender Gesprächseinstieg, wenn eine Aufgabe in Angriff genommen werden muss. Außerdem wird auf diese Weise deutlich, wer für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe hauptverantwortlich ist.
Die zugewiesenen Personen erhalten zudem eine Benachrichtigung, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, sowie eine aktualisierte Ansicht „Meine Aufgaben“, in der alle zugewiesenen Aufgaben sichtbar sind.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, in dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Aufgabenfeld auf dem Kanban-Board. Zum Beispiel: „Projektmanager rekrutieren“.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Klicke auf die Dropdown-Option Zuweisen an und deine Teammitglieder werden zusammen mit ihrem Foto angezeigt.
- Wähle das Teammitglied aus der Liste aus, dem du die Aufgabe zuweisen möchtest. Das Foto des Teammitglieds wird in der oberen linken Ecke des Aufgabenfeldes angezeigt und gibt an, dass es nun der Aufgabe zugewiesen ist.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Gib /tasks ein.
- Wähle „Projektmanager rekrutieren“ aus der Dropdown-Liste.
- Klicke auf Zuweisen an, um die Dropdown-Liste zu öffnen. Alle Mitglieder des Kanals werden angezeigt.
- Wähle das Teammitglied aus, dem du die Aufgabe zuweisen möchtest.
Auf Microsoft Teams
- Wechsle zu dem Kanal, dem du eine Aufgabe zuweisen möchtest.
- Gib @workstreams tasks ein und drücke Enter.
- Verwende das Dropdown-Menü, um die Aufgabe zu finden, die du bearbeiten möchtest. In unserem Fall „Entwickler rekrutieren“ und klicke auf Los.
- workstreams.ai bringt die Aufgabe in deine Ansicht. Klicke auf Bearbeiten.
- Wähle aus dem Dropdown-Menü Zuweisen an das Teammitglied aus, das am besten für diese Aufgabe geeignet ist.
- Klicke auf Speichern.
TIPP: Du kannst einer Aufgabe während des Erstellungsprozesses Personen zuweisen. Wähle einfach das Teammitglied aus dem Dropdown-Menü Zuweisen an aus.
Hinzufügen eines neuen Taskboards
Durch das Hinzufügen eines Taskboards wird alles effizienter, da deine Prioritäten mit den Prioritäten der anderen abgestimmt werden. Füge ein neues Taskboard hinzu, wenn ein Thema, eine Abteilung, ein Kanal oder ein Projekt ein Ausmaß erreicht hat, das einen visuellen Überblick über deine Arbeit erfordert.
Neue Taskboards lassen sich in Sekundenschnelle einrichten, wenn du die folgenden Schritte befolgst:
In der Webanwendung
- Gehe zum workstreams.ai-Taskboard.
- Klicke im Navigationsmenü auf die Schaltfläche „Neues Taskboard hinzufügen“.
- Es erscheint ein Dialogfenster.
- Du kannst wählen, ob du einen brandneuen Kanal für dieses Taskboard erstellen oder einen bestehenden Slack- oder Microsoft Teams-Channel verwenden möchtest.
- Füge einen Titel hinzu, falls du dich dafür entschieden hast, einen brandneuen Kanal zu erstellen.
- Klicke auf „Erstellen“.
TIPP: Wenn du ein neues Taskboard einrichtest, kannst du deine Teammitglieder sofort dazu einladen.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, zu dem du ein workstreams.ai-Taskboard hinzufügen möchtest.
- Klicke auf das Informationssymbol ( i ) in der oberen rechten Ecke von Slack.
- Wähle die Option „Mehr“. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
- Klicke in der Dropdown-Liste auf „Apps hinzufügen“.
- Klicke in der Liste der Apps neben workstreams.ai auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
- Es wird eine Liste mit Optionen angezeigt. Klicke auf die Schaltfläche „Taskboard“, um dein neues Taskboard zu sehen.
TIPP: Wenn du dich in einem neu erstellten Kanal befindest, klicke einfach auf „App hinzufügen“ unter dem Titel und der Beschreibung des Kanals, um schnell ein workstreams.ai Taskboard hinzuzufügen.
Archivieren eines Taskboards
Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn dein Team und du ein bestimmtes Taskboard nicht mehr benötigt. Du kannst dieses Taskboard einfach archivieren und deinen Arbeitsbereich sauber und aufgeräumt halten.
In der Webanwendung
So wird es gemacht:
- Navigiere zu dem Taskboard, das du archivieren möchtest.
- Klicke auf die Option „Archivieren“ im Kanalmenü. Das ist die Option auf der rechten Seite.
- Wähle „Taskboard archivieren“.
- Es erscheint ein Dialogfenster.
- Bestätige die Archivierung.
Workflows
Workflows sind eine großartige neue Ergänzung zu workstreams.ai, die es Teams ermöglicht, ihre Prozesse und Aufgaben zu beschleunigen. Dabei handelt es sich um ein Paket von kollaborativen Tools, mit denen Teams maßgeschneiderte Lösungen für ihre Arbeit entwerfen, entwickeln und nutzen können. Unsere Workflows sind vollständig anpassbar und garantieren effiziente, vorhersehbare und wiederholbare Ergebnisse im großen Maßstab.
Was ist ein Workflow?
Unsere Workflows bestehen aus den folgenden Tools für Zusammenarbeit und Produktivität:
- Vordefinierte Arbeitsschritte
- Vorgefertigte Aufgabenvorlagen
- Anpassbare benutzerdefinierte Felder
- Eine Reihe von Labels
Was ist die Workflow-Bibliothek?
In der Workflow-Bibliothek von workstreams.ai findest du die Workflows, die wir intern entwickelt haben, unterteilt in Kategorien wie Marketing, Betrieb und Beschaffung. Außerdem ist die Workflow-Bibliothek der Ort, an dem du deine eigenen Workflows erstellen und bearbeiten kannst. Sie ist die Drehscheibe für alle Workflows deines Teams. Du kannst nach Kategorien suchen oder die Suchleiste verwenden.
Zugriff auf die Workflow-Bibliothek
So greifest du auf die Workflow-Bibliothek zu:
- Öffne die workstreams.ai-App.
- Klicke auf den Abschnitt Workflows im Navigationsbereich auf der linken Seite.
Verwenden eines Workflows
Verwenden eines vordefinierten Workflows
So verwendest du einen vorgefertigten Workflow:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Navigiere zu „workstreams.ai Workflow-Bibliothek“.
- Wähle deinen Workflow. Eine Vorschau wird geöffnet.
- Klicke auf Workflow verwenden.
Verwenden eines von deinem Team erstellten Workflows
Um einen von dir oder einem Teammitglied erstellten Workflow zu verwenden:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Navigiere zu „Benutzerdefinierte Workflows deines Teams“.
- Wähle deinen Workflow. Eine Vorschau wird geöffnet.
- Klicke auf Workflow verwenden.
Wenn du auf Workflow verwenden klickst, wirst du zu einem Panel weitergeleitet, in dem du aufgefordert wirst, ein neues Taskboard zu erstellen, auf das dein Workflow angewendet werden soll.
Erstellen eines neuen Workflows
Es ist ganz einfach, einen Workflow zu erstellen, der genau zu deinen Arbeitsabläufen passt. Führe dazu die folgenden Schritte aus:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Klicke auf Neuen Workflow erstellen.
- Das Fenster zur Erstellung eines Workflows wird geöffnet.
- Gib den Titel des Workflows ein.
- Gib die Beschreibung des Workflows ein. Hier kannst du deinem Team erklären, wofür der Workflow bestimmt ist.
- Füge Eigentümer hinzu. Standardmäßig ist der Ersteller des Workflows der Eigentümer. Wenn du anderen erlauben willst, den Workflow zu bearbeiten, kannst du sie als zusätzliche Eigentümer hinzufügen.
- Füge Arbeitsschritte des Workflows hinzu, lösche sie oder benenne sie um. Alternativ kannst du auch Arbeitsschritte von einem deiner bestehenden Taskboards laden.
- Füge Aufgabenvorlagen zu diesem Workflow hinzu.
- Füge benutzerdefinierte Felder hinzu, die bei jeder in diesem Workflow erstellten Aufgabe vorhanden sein sollen.
- Wähle eine Reihe von Labels, die für den Workflow verfügbar sein sollen.
- Wenn du mit der Einrichtung zufrieden bist, klicke auf Benutzerdefinierten Workflow speichern.
Workflow-Eigentümer
Jeder Workflow muss mindestens einen Eigentümer haben. Nur die Workflow-Eigentümer können Änderungen an einem beliebigen Aspekt des Workflows vornehmen. Um Eigentümer hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehe wie folgt vor:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Wähle deinen Workflow. Eine Vorschau wird geöffnet.
- Klicke auf Bearbeiten.
- Klicke auf Eigentümer bearbeiten.
- Ändere oder füge weitere Eigentümer hinzu.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Anpassen eines vordefinierten Workflows
Unsere vordefinierten Workflows sind ein guter Ausgangspunkt! Mit ein paar einfachen Schritten kannst du sie so anpassen, so dass sie deiner Arbeitsweise entsprechen:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Navigiere zum Abschnitt „workstreams.ai Workflow-Bibliothek“
- Wähle deinen Workflow. Eine Vorschau wird geöffnet.
- Klicke auf Anpassen.
- Hier kannst du den Workflow an deine Bedürfnisse anpassen.
- Klicke auf Benutzerdefinierten Workflow speichern.
Bearbeiten eines benutzerdefinierten Workflows
Unsere vordefinierten Workflows sind ein guter Ausgangspunkt! Mit ein paar einfachen Schritten kannst du sie so anpassen, so dass sie deiner Arbeitsweise entsprechen:
- Öffne die Workflow-Bibliothek.
- Navigiere zum Abschnitt „Benutzerdefinierte Workflows deines Teams“.
- Wähle deinen Workflow. Eine Vorschau wird geöffnet.
- Klicke auf Bearbeiten.
- Hier kannst du den Workflow an deine Bedürfnisse anpassen.
- Klicke auf Änderungen speichern.
HINWEIS: Du kannst nur Workflows bearbeiten, deren Eigentümer du bist.
Automatisches Zuweisen der richtigen Person für die Aufgabe
Kleine Dinge machen viel aus! Lege einen standardmäßigen Verantwortlichen für einen bestimmten Arbeitsschritt auf deinem Taskboard fest, und stelle sicher, dass die richtige Person an der richtigen Aufgabe arbeitet. Mit solchen cleveren Automatisierungen sparst du wertvolle Zeit.
In der Webanwendung
Um einem bestimmten Arbeitsschritt einen automatischen Empfänger zuzuweisen, gehe wie folgt vor:
- Navigiere zum gewünschten Taskboard.
- Klicke auf das Symbol „Arbeitsschritt-Einstellungen“, das sich rechts neben dem Namen des Arbeitsschritts befindet.
- Klicke auf Verantwortlichen hinzufügen.
- Wähle ein Teammitglied aus, das automatisch den Aufgaben in diesem Arbeitsschritt zugewiesen werden soll.
Totale Kontrolle mit Arbeitsschritt-Eigentümer
Einige deiner Prozesse haben wichtige Arbeitsschritte, die eine genauere Kontrolle erfordern? Erleichtere dir die Arbeit, indem du einen Arbeitsschritt-Eigentümer hinzufügst! Auf diese Weise kann nur diese Person mit den Aufgaben interagieren, die in dieser Spalte landen.
In der Webanwendung
Um einen Arbeitsschritt-Eigentümer zu bestimmen, führe folgende Schritte aus:
- Navigiere zum gewünschten Taskboard.
- Klicke auf das Symbol „Arbeitsschritt-Einstellungen“, das sich rechts neben dem Namen des Arbeitsschritts befindet.
- Klicke auf Eigentümer hinzufügen.
- Wähle das Teammitglied, das der Eigentümer des Arbeitsschritts sein soll.
HINWEIS: Der Eigentümer des Arbeitsschritts ist die einzige Person, die mit den Einstellungen des Arbeitsschritts interagieren und die Aufgaben in diesem Arbeitsschritt bearbeiten kann. Wenn der Eigentümer des Arbeitsschritts einen automatischen Beauftragten zuweist, kann dieser ebenfalls an den Aufgaben arbeiten.
Automatische Weiterleitung einer Aufgabe an ein anderes Taskboard
Verschiebe dein Team und du ständig Aufgaben in ein anderes Taskboard, sobald sie einen bestimmten Schritt im Prozess erreicht haben? Mit unserer Funktion zur automatischen Weiterleitung kannst du ganz einfach eine Automatisierung einrichten, die jede Aufgabe verschiebt, sobald sie einen bestimmten Arbeitsschritt erreicht hat. Sobald eine Aufgabe zum Beispiel den Schritt „Erledigt“ im Taskboard „Bestellung“ erreicht hat, kann sie automatisch in das Taskboard „Buchhaltung“ verschoben werden, um von deinem Buchhaltungsteam bearbeitet zu werden.
Mit dieser flexiblen Funktion sind die Möglichkeiten endlos. Hier erfährst du, wie du sie nutzen kannst:
In der Webanwendung
- Navigiere zu dem Taskboard, von dem aus du eine automatische Weiterleitung einrichten möchtest.
- Klicke auf das Zahnradsymbol für die Arbeitsschritteinstellungen des Arbeitsschritts, von dem aus du Aufgaben weiterleiten möchtest.
- Wähle die Registerkarte „Automatisierung“.
- Wähle im Dropdown-Menü das Taskboard aus, an das du die Aufgaben weiterleiten möchtest.
Teammitglieder zu einem Taskboard einladen
Ein eingespieltes Team ist ein effektives Team. Wenn du Leute dazu bringst, an einem Taskboard zu arbeiten, machst du es für jeden einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben, woran andere arbeiten und was noch zu tun ist.
Die Arbeit im Team ist das, worum es bei workstreams.ai geht. Wir haben es unglaublich einfach gemacht, Teammitglieder entweder zu einem neu erstellten oder einem bereits bestehenden Taskboard einzuladen. So geht's:
In der Webanwendung
- Gehe zum Taskboard, zu dem du Leute einladen möchtest. Du kannst das Navigationsmenü auf der linken Seite verwenden oder einfach STRG/CMD + K drücken und den Namen des Taskboards eingeben.
- Klicke auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite des Taskboards.
- Wähle „Andere zu diesem Taskboard einladen“.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt.
- Suche nach deinen Teammitgliedern und lade sie zum Taskboard ein.
- Klicke auf „Einladen“, um den Vorgang abzuschließen.
TIPP: Wenn du ein neues Taskboard einrichtest, wird dieser Schritt direkt in den Erstellungsprozess integriert. Praktisch, oder?
Entfernen eines workstreams.ai-Taskboards
Manchmal, wenn Projekte abgeschlossen werden oder sich Workflows ändern, wird ein neues Taskboard benötigt und die alten müssen verschwinden. Das ist normal, notwendig und wichtig, damit sich alle auf die richtigen Prioritäten konzentrieren können.
Das Entfernen eines Taskboards ist einfach und unkompliziert. Schau es dir unten an.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, aus dem du den workstreams.ai-Bot entfernen möchtest. Durch das Entfernen des Bots wird auch das Taskboard aus dem Kanal entfernt.
- Gib den Slash-Befehl /remove @workstreams in deinem Channel ein und drücke dann die Eingabetaste, um ihn schnell zu entfernen.
- Oder... wenn du es vorziehst, kannst du auf das Informationssymbol (i) oben rechts im Diskussionsstrang des Kanals klicken.
- Es wird eine rechte Leiste mit einer Liste von Kanaloptionen angezeigt. Wähle aus der Liste der Menüpunkte am oberen Rand der Leiste die Option „Mehr“.
- Wähle die Option „Apps in #Kanal anzeigen“ aus dem Dropdown-Menü. Es wird eine Liste der Kanal-Apps angezeigt.
Klicke auf die Schaltfläche „Entfernen“ neben dem Symbol der App workstreams.ai. - Dadurch bleiben alle vorhandenen Aufgaben in Slack und deren Inhalt erhalten, aber der Bot wird vollständig entfernt, und du hast kein Taskboard mehr.
- Um das Taskboard UND den damit verbundenen Slack-Kanal zu entfernen, kannst du zum Taskboard eines Kanals gehen und auf das Symbol Archiv in der oberen rechten Ecke des Taskboards in der Web-App klicken.
TIPP: Du kannst ein Taskboard auf Slack jederzeit entfernen, ohne den Kanal zu entfernen, an den es angehängt ist. Außerdem kannst du das Taskboard und alle seine Daten jederzeit wiederherstellen, indem du den Bot wieder zum Kanal hinzufügst.
Auf Microsoft Teams
Wir arbeiten derzeit an einer Lösung, die das Entfernen des Taskboards aus einem Microsoft Teams-Kanal ermöglicht. Bleib dran!
Verwenden von Meine Aufgaben
Die Prioritäten und Fortschritte anderer in deinem Arbeitsbereich zu kennen, ist nur hilfreich, wenn du sie im größeren Kontext deiner eigenen Arbeit sehen kannst. „Meine Aufgaben“ ist ein wertvoller Bereich, um einen Überblick über deine Arbeit zu behalten und darüber, wie sie mit der Arbeit deiner engsten Mitarbeiter zusammenhängt.
In der Webanwendung
- Wähle Meine Aufgaben in der oberen linken Ecke des Kanban-Boards. Wenn du das Menü minimiert hast, klicke einfach auf das Symbol, das wie eine Zwischenablage aussieht.
- Es wird eine Liste mit deinen Aufgaben angezeigt. Diese Aufgaben sind nach Fälligkeitsdatum geordnet. Der aktuelle Status wird für jede Aufgabe auf der rechten Seite des Aufgabenfeldes angezeigt.
- Ebenfalls auf der rechten Seite des Aufgabenfeldes befindet sich dein bester Freund: das Drei-Punkte-Menü. Verwende es, um Aufgaben zu bearbeiten, zuzuweisen, anzuhängen oder was auch immer dein Herz begehrt, genau wie auf dem Kanban-Board.
- Klicke auf eine beliebige Aufgabe und sie wird in der oberen rechten Ecke des Fensters mit weiteren Details angezeigt. Auch hier handelt es sich um die Detailansicht, die du vom Kanban-Board her kennst.
TIPP: Klicke auf die Schaltfläche „+ Neue Aufgabe“ in der oberen rechten Ecke des Fensters, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen. Die Aufgabe wird standardmäßig dir zugewiesen, sodass sie sofort in der Liste „Meine Aufgaben“ angezeigt wird. Bonus-Tipp für Geschwindigkeitsfanatiker: Klicke einfach auf die Taste N, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen.
Sortieren von Aufgaben in Meine Aufgaben
Wenn du deine Aufgaben in der Ansicht „Meine Aufgaben“ von oben nach unten nach Priorität sortierst, hast du immer im Blick, was du als Nächstes bearbeiten musst und welche Themen besonders zeitkritisch sind.
Solltest du deine Aufgaben manuell nach einem anderen Kriterium sortieren wollen, kannst du dies tun, indem du die Aufgaben per Drag & Drop in die von dir gewünschte Reihenfolge bringst.
In der Webanwendung
- Wähle „Meine Aufgaben“ aus dem Dropdown-Menü „Sortierung“ und dann „Manuell“.
- Ziehe deine Aufgaben einfach per Drag & Drop auf die von dir gewünschte Priorität.
Verwenden von Teamaufgaben
Nutze dein Wissen darüber, woran deine engsten Mitarbeiter arbeiten und wann, um für dich die pragmatischsten Prioritäten zu setzen. Es ist unmöglich, sich mit den Teamkollegen abzustimmen, wenn du keinen schnellen Zugriff darauf hast, was sie gerade tun. Mit Teamaufgaben hast du immer Zugriff darauf.
Transparenz ist das A und O in jeder Arbeitsumgebung, und unsere Funktion „Teamaufgaben“ ermöglicht dies. Mit dieser Funktion kannst du immer wissen, woran deine Teammitglieder gerade arbeiten und was sie demnächst erledigen müssen.
In der Webanwendung
- Wähle „Meine Aufgaben“ in der oberen linken Ecke des Kanban-Boards. Wenn du das Menü minimiert hast, klicke einfach auf das Symbol, das wie eine Zwischenablage aussieht.
- Die Standardauswahl ist „Meine Aufgaben“. Wähle die Option „Teamaufgaben“ direkt daneben.
- Es erscheint eine Suchleiste. Suche nach einem Teammitglied und wähle es aus. Du kannst mehrere Teammitglieder in der gleichen Ansicht hinzufügen.
- Es wird eine Liste mit den Aufgaben des jeweiligen Teammitglieds angezeigt. Die Aufgaben sind nach Fälligkeitsdatum geordnet. Der aktuelle Status wird für jede Aufgabe auf der rechten Seite des Aufgabenfeldes angezeigt.
Aufgaben folgen
Es ist wichtig, über die Aufgaben informiert zu sein, die sich am unmittelbarsten auf deine Arbeit auswirken – auch wenn du nicht immer diejenige bist, die sie erledigt. Durch das Verfolgen von Aufgaben kannst du wichtige Aufgaben im Auge behalten, die über deine eigene Arbeit hinausgehen, dich aber dennoch betreffen.
In der Webanwendung
- Gehe zum Taskboard, wo du eine Aufgabe verfolgen willst.
- Verwende das Drei-Punkte-Symbol oder klicke mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die du verfolgen willst.
- Klicke im Menü auf die Option „Aufgabe verfolgen“. Danach wirst du über jede Änderung an der Aufgabe benachrichtigt.
- Um einer Aufgabe weitere Follower hinzuzufügen, kannst du dasselbe tun, aber wähle die Option „Follower hinzufügen“ direkt unter Aufgabe folgen im Dropdown-Menü.
- Die gleiche Follower-Aktion ist auch möglich, wenn die Aufgabenliste durch Anklicken und Auswahl aus dem Menü vergrößert wird.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe verfolgen willst.
- Gib /tasks ein.
- Wähle die Aufgabe aus der Dropdown-Liste aus, die du bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite.
Wähle die Aufgabe „Folgen / Entfolgen“. - Du kannst Follower hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche Bearbeiten einer Aufgabe klickst, nach unten scrollst, die Namen deiner Teammitglieder in das Feld Follower eingibst und auf Speichern klickst.
Einrichten und Verwenden von Labels
Mit Hilfe von Labels lassen sich Aufgaben, die etwas Entscheidendes gemeinsam haben, farblich kodieren und kategorisieren. Die Verwendung von Labels erleichtert die Suche nach bestimmten Aufgabengruppen anhand ihres Themas – ein wichtiges Organisationstool für Taskboards, die viele verschiedene Aufgaben enthalten.
Labels vereinfachen das Auffinden und die Identifizierung bestimmter Aufgabentypen auf dem Taskboard. In Verbindung mit unserer Funktion Ziele können sie auch zum Auffinden abhängiger Aufgaben verwendet werden.
In der Webanwendung
- Gehe zum Taskboard, auf dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Aufgabenfeld auf dem Kanban-Board. Zum Beispiel: „Programmierer rekrutieren“.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Klicke auf die Dropdown-Option „Labels anwenden“.
- Gib ein: „Rekrutierung“
- Das Label ist noch nicht vorhanden, wähle also „+ Neues Label“ erstellen. Das Label wird in der Dropdown-Liste angezeigt und eine Farbe wird dem Label automatisch zugewiesen.
- Suche alle anderen Aufgaben, denen du dieses Label zuweisen möchtest. Zum Beispiel „Projektmanager rekrutieren“.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Klicke auf die Dropdown-Option „Labels anwenden“.
- Wähle das Label „Rekrutierung“. Beide Rekrutierungsaufgaben sind nun dem Label „Rekrutierung“ zugewiesen.
Filtern auf dem Taskboard nach einem Label
- Um nach dem soeben erstellten Label zu filtern, gib label:Rekrutierung in das Feld Typ zum Filtern in der oberen rechten Ecke des Fensters ein.
- Auf dem Kanban-Board werden nur Aufgaben mit dem Label „Rekrutierung“ angezeigt.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du ein Label zu einer Aufgabe hinzufügen möchtest
- Gib /tasks ein.
- Wähle „Projektmanager rekrutieren“ aus der Dropdown-Liste.
- Klicke auf die Dropdown-Liste Label, um eine Liste von Labels zu sehen.
- Klicke auf „Label hinzufügen“.
- Tippe Rekrutierung.
Einrichten und Verwenden von Zielen
Arbeite mit Zusammenhalt über mehrere Taskboards hinweg! Ziele nehmen Aufgaben mit dem gleichen Label und zeigen ausschließlich diese Aufgaben in einer Multi-Taskboard-Ansicht an. Auf diese Weise können Personen, die an demselben Ziel arbeiten, den Fortschritt bei den gemeinsamen Themen verfolgen.
Ziele sind derzeit eine reine Web-App-Funktion, aber immer noch der beste Weg, um alle Aufgaben zu organisieren und zu verfolgen, die mit einem bestimmten Ziel zusammenhängen. Um die Verfolgung des Zielfortschritts so einfach wie möglich zu machen, verfügt jedes Ziel über einen zielspezifischen Fortschrittsbalken und ein zielspezifisches Burndown-Diagramm. Hier erfährst du, wie du Ziele am besten einsetzt.
In der Webanwendung
- Klicke auf Ziele in der oberen rechten Ecke des Fensters, und die Schublade Ziele öffnet sich.
- Klicke auf + Neues Ziel erstellen.
- Gib den Titel für dein neues Ziel ein. Zum Beispiel: „Rekrutierung abschließen“.
- Gib eine Beschreibung ein. Beispiel: „Wir müssen unbedingt bis Ende der Woche gute Mitarbeiter für unser Team rekrutieren, damit wir sie nächste Woche einstellen können.“
- Klicke in das Eingabefeld Fälligkeitsdatum, um einen Kalender anzuzeigen.
- Wähle den 18. Mai im Kalender aus.
- Wähle aus der Dropdown-Liste das Label „Rekrutierung“. Hinweis: Du kannst ein Etikett 12 Stunden nach dem Einrichten nicht mehr ändern. Diese Einschränkung ist notwendig, damit die Analyse des Fortschritts ordnungsgemäß nachverfolgt werden kann.
Wähle einen Berichtskanal, in dem die Zielverfolgung angezeigt werden soll.
TIPP: Normalerweise kannst du den Fortschritt bei den Zielen an den Kanal mit den entsprechenden Aufgaben melden, in unserem Beispiel #rekrutiere-entwicklungsteam. Du kannst aber auch einen neuen Kanal einrichten, in dem die Ergebnisse angezeigt werden. Wenn du zum Beispiel möchtest, dass nur eine ausgewählte Gruppe von Managern die Berichte sieht, kannst du einen neuen Kanal einrichten: #rekrutierungberichte.
Anhängen von Dateien an Aufgaben
Für einige Aufgaben sind bestimmte Inhalte, Leitfäden oder Materialien erforderlich, um sie zu erledigen. Wenn du diese Dateien direkt an bestimmte Aufgaben hochlädst, bleiben alle deine gemeinsamen Bemühungen übersichtlich am selben Ort.
Du kannst eine Datei auf zwei einfache Arten in der workstreams.ai Slack-App und auf eine einfache Art in der Web-App anhängen.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard mit der Aufgabe, an die du eine Datei anhängen möchtest. In unserem Beispiel ist dies die Aufgabe „Programmierer rekrutieren“.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Wähle „Dateien anhängen“ aus dem Dropdown-Menü.
- Lege deine Datei in das Feld mit der Aufschrift „Dateien hier ablegen“ ab.
- Alternativ kannst du auch auf „Durchsuchen“ klicken, um dein Dateisystem zu durchsuchen.
- Optional kannst du einen Titel für die Datei in das Feld „Titel des Anhangs“ eingeben. Dies ist eine gute Idee, wenn der Dateiname nicht sehr benutzerfreundlich ist. Wenn der Name des Whiteboard-Bildes z. B. 7648723456.png lautet, kannst du einen ansprechenden Titel hinzufügen wie: Whiteboard_Qualifikationen.png.
- Klicke auf die blaugrüne Schaltfläche „Anhängen“.
- Das Büroklammer-Symbol in der unteren rechten Ecke des Aufgabenfeldes zeigt an, dass die Datei erfolgreich angehängt wurde.
- Wiederhole diesen Vorgang, um mehr als eine Datei anzuhängen.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem sich deine Aufgabe befindet.
- Klicke auf Antworten auf den Thread oder ziehe die Datei einfach per Drag'n'Drop.
- Lade einfach die Datei Whiteboard_Qualifikationen.png in den Thread hoch. Super einfach!
Archivieren von Aufgaben
Archiviere abgeschlossene oder nicht unmittelbar relevante Aufgaben, um dein Board übersichtlich zu halten und die Dinge zu berücksichtigen, an denen dein Team gerade arbeitet. So einfach geht's.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard aus, auf dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Aufgabenfeld auf dem Kanban-Board. Zum Beispiel: „Programmierer rekrutieren“.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfeldes.
- Klicke auf die Option „Archivieren“. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, deine Entscheidung zu bestätigen.
- Klicke auf die Schaltfläche „Archivieren“.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe bearbeiten möchtest.
- Gib /tasks ein.
- Wähle „Programmierer rekrutieren“ aus der Dropdown-Liste.
- Klicke auf die Schaltfläche „Archivieren“. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, deine Entscheidung zu bestätigen.
- Klicke auf die Schaltfläche „Ja“.
Auf Microsoft Teams
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe archivieren willst.
- Gib @workstreams tasks ein und drücke Enter.
- Verwende das Dropdown-Menü, um die Aufgabe zu finden, die du bearbeiten möchtest. In unserem Fall „Entwickler rekrutieren“ und klicke auf Los.
- workstreams.ai bringt die Aufgabe in deine Ansicht.
- Wähle in der Aufgabenmeldung die Option „Archivieren“.
- Die Aufgabe wird archiviert.
TIPP: Du kannst die Option „Archivieren“ nutzen, indem du einfach eine beliebige Aufgabe in den Unterhaltungen zur Ansicht blätterst.
Löschen von Aufgaben
Wenn du eine Aufgabe aus deinem Taskboard entfernen möchtest und dir absolut sicher bist, dass du diese Aufgabe in Zukunft nicht mehr brauchst, ist es am besten, sie einfach zu löschen.
In der Webanwendung
- Wähle das Taskboard, auf dem du eine Aufgabe löschen möchtest.
- Klicke auf die Aufgabe, die du löschen möchtest.
- Klicke auf die Option „Löschen“. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, deine Entscheidung zu bestätigen.
- Klicke auf die Schaltfläche „Löschen“.
Finden einer bestimmten Aufgabe
Sicherlich wirst du dich auf die Suche nach einer bestimmten Aufgabe machen müssen. Das geht ganz unkompliziert mit einer einfachen Suche.
Die Suche nach einer Aufgabe ist sowohl auf Slack als auch auf Microsoft Teams einfach.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, in dem du nach einer Aufgabe suchen willst.
- Gib /tasks ein und drücke Enter.
- Ein Dropdown-Menü erscheint. Es enthält alle Aufgaben im Kanal, wobei die dir zugewiesenen Aufgaben ganz oben stehen.
- Beginne mit der Eingabe von „Projektmanager“, um nach deiner Aufgabe zu suchen. Magisch!
Auf Microsoft Teams
- Gehe zu dem Kanal, in dem du eine Aufgabe finden möchtest.
- Gib @workstreams tasks ein und drücke Enter.
- Verwende das Dropdown-Menü, um die Aufgabe zu finden, die du bearbeiten möchtest. In unserem Fall „Entwickler rekrutieren“ und klicke auf Los.
- workstreams.ai bringt die Aufgabe in deine Ansicht.
Höchste Priorität auf dem Taskboard festlegen
Befolge die Grundregeln der Kanban-Prioritäten für Aufgaben. Indem du deine Aufgaben von oben (am wichtigsten) nach unten (am unwichtigsten) anordnest, müssen du und deine engsten Mitarbeiter keine Zeit mit der Frage verschwenden, woran sie als nächstes arbeiten sollen.
In der Webanwendung
- Öffne das Taskboard, das die Aufgaben enthält, die du priorisieren willst.
- Klicke auf die Aufgabe, um die fokussierte Ansicht zu öffnen, oder verwende alternativ das Drei-Punkte-Menü.
- Wähle „Als höchste Priorität festlegen“.
Öffnen einer bestimmten Aufgabe
Diese Funktion spart dir viel Zeit! Wenn du eine Aufgabe in einem deiner Kanäle anschaust, kannst du direkt zu der Stelle gehen, an der sich diese Aufgabe auf dem Taskboard befindet, indem du einfach den Shortcut „Auf dem Taskboard anzeigen“ benutzt.
Auf Slack
- Finde die Aufgabe in deinen Slack-Unterhaltungen, die du auf dem workstreams.ai-Taskboard öffnen möchtest.
- Klicke auf die Schaltfläche „Auf Taskboard anzeigen“.
Auf Microsoft Teams
- Finde die Aufgabe in deinen Microsoft Teams-Unterhaltungen, die du auf dem workstreams.ai-Taskboard öffnen möchtest.
- Klicke auf die Schaltfläche „Taskboard öffnen“.
Tastenkombinationen
Wenn du dich so schnell wie möglich in unserem Task-Manager bewegen möchtest, solltest du dir diese Tastenkombinationen merken, wenn du durch die verschiedenen Aufgaben und Taskboards navigierst.
Taskboard-übergreifende Tastenkombinationen
- N Öffnen eines neuen Aufgabendialogs
- F Zugriff auf die Filterleiste
- ↑↓ Navigation in Dropdown-Menüs
- ctrl / cmd + K Suche nach einem Kanal-Taskboard
- M „Meine Aufgaben“ öffnen
- T Taskboards öffnen
- G Ziele öffnen
- ? Liste aller Tastenkombinationen anzeigen
Tastenkombinationen für Aufgaben
- ctrl / cmd + D Ausgewählte Aufgabe duplizieren
Dialoge
- enter Aktuelles Formular abschicken, wenn ein Dialog geöffnet ist
- esc Geöffneten Dialog schließen
Das Cheat-Sheet mit allen Tastenkombinationen findest du immer unten links in der workstreams.ai-Web-App oder durch Drücken der Taste ? .
Gebündelte Aktionen für Aufgaben
Wie oft kommt es vor, dass mehrere Aufgaben demselben Teamkollegen zugewiesen werden müssen? Oder mehrere erledigte Aufgaben auf einen Schlag verschoben werden sollen? Dies ist jetzt möglich! Nutze unsere praktische Funktion für gebündelte Aktionen und bearbeite mehrere Aufgaben auf einmal. Und so geht’s!
In der Webanwendung
Wir alle kennen Spreadsheets, richtig?
Auch in unserer App Mehrfachauswahlen funktionieren ganz ähnlich!
- Navigiere zu dem Taskboard, an dem du arbeiten möchtest.
- Halte entweder die SHIFT- oder die STRG- oder CMD-Taste gedrückt, je nachdem, ob du Windows oder Mac nutzt.
- Wähle die Aufgaben aus, die du bearbeiten möchten.
- Wenn du fertig bist, gehe auf das 3-Punkt-Menü oder klicke einfach mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Aufgaben.
- Erledige deine Arbeit!
Mit diesem Trick kannst du einer Reihe von Aufgaben Labels zuweisen, sie in eine andere Spalte verschieben, Fälligkeitsdaten hinzufügen, sie in einer Vorlage speichern und vieles mehr!