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Quadro Kanban da workstreams.ai
Para não ser confundido com aquele quadro de avisos em seu escritório, um quadro Kanban workstreams.ai dá a você uma visão instantânea em tempo real do trabalho em andamento com base em discussões de canais relevantes - tornando-o mais simples, mais oportuno e mais estruturado do que os concorrentes.
No aplicativo de desktop
Ainda mais importante, o painel Kanban fornece o complemento perfeito para os aplicativos Slack e Microsoft Teams. Enquanto os aplicativos Slack e Microsoft Teams permitem que você trabalhe no nível de tarefa, o painel Kanban permite que você veja a visão geral de todos os seus projetos, todas as suas tarefas, e como cada uma está progredindo da esquerda para a direita através de seu painel, ou seja, em direção à conclusão, que é o que está em jogo.
Métricas de Tempo e índice GetStuffDone
Nosso recurso de alocação de tempo funciona de uma forma que segue enquanto você trabalha na tarefa, atinge marcos e acompanha o tempo gasto em cada etapa. Por exemplo, se você emprega um processo simples de loop de feedback, com etapas "em andamento" e "em revisão", medimos o tempo que esta tarefa em particular gasta em cada etapa, e mostramos um relance desta informação diretamente na tarefa. Conforme o trabalho avança para uma eventual conclusão bem-sucedida, armazenamos os dados sobre quanto tempo levou para que a tarefa fosse concluída.
Nosso índice GetStuffDone funciona em combinação com o recurso de alocação de tempo. A informação do recurso de alocação de tempo é usada para "classificar" cada tarefa subsequente quanto a se ela cai "acima" ou "abaixo" do tempo médio de conclusão da tarefa. Um mecanismo simples que permite às equipes comparar seu trabalho dentro das mesmas áreas e avaliar rapidamente se algo precisa ser mudado.
Veja como usar os dois!
No aplicativo de desktop
* Uma visão geral do índice GSD de todas as tarefas pode ser visualizada com um único clique. Nosso modo "Alocação de tempo" de visualização do painel de tarefas, permite que sua equipe simplesmente olhe para o trabalho à frente e instantaneamente saiba onde estão os gargalos atuais.
* Pressionando o botão em cima, sobrepõe as tarefas no painel com um conjunto de matizes, que vão do verde pálido ao vermelho vivo e ardente. No canto dos cartões de tarefas está o índice GSD, fornecendo um indicador quantitativo de como esta tarefa está indo. A idéia é que estas duas dicas visuais trabalhem juntas e permitam aos membros da equipe ter uma ideia imediata de onde o trabalho está, o que está funcionando bem e o que pode dar errado se não for acompanhado.
Selecione vários quadros de tarefas em uma única visualização
Para obter um esboço do estado de vários projetos em uma única visualização, você pode carregar dois ou mais paineis de tarefas ao mesmo tempo. E fazemos isso dessa forma:
No aplicativo de desktop
- No painel de navegação à esquerda, sob a seção Painéis de Tarefas, alterne a seleção do Painel de Tarefas para "Múltiplos".
- Selecione o painel de tarefas que você deseja ter em uma única visualização
Sistema de Notificações
Nosso sistema de notificação permite que você obtenha atualizações importantes e oportunas dentro da aplicação workstreams.ai. O sino lhe mostra convenientemente o número de novas notificações que você tem e clicando nela revela o feed. Você pode ser atualizado sobre mudanças nas tarefas que lhe são designadas ou que estão sendo seguidas, mensagens em chats de tarefas onde você participa, e atualizações sobre tarefas que você segue.
Você pode editar suas preferências e configurações e ajustar as notificações para que elas atendam suas necessidades com precisão. Veja como fazer isso:
No aplicativo de desktop
- Clique no sino de notificação.
- Clicando em qualquer notificação, você será direcionado para as tarefas em questão. Um matiz de destaque aponta para a direção da atualização.
- Clique em "Limpar tudo" para remover todas as atualizações.
- Clicando no menu de 3 pontos, você pode personalizar suas notificações.
Usando nosso calendário dentro do app
Agora você pode visualizar todas as suas tarefas que têm datas e horários de vencimento em um calendário! Nosso calendário oferece uma visão mensal, semanal e diária de sua agenda. As tarefas concluídas são marcadas como tal, bem como as tarefas atrasadas na data de vencimento. Você também pode ajustá-lo para te mostrar suas subtarefas! Veja aqui como utilizá-lo:
No aplicativo de desktop
- Navegue para qualquer painel de tarefas com tarefas com prazos
- Clique no ícone do calendário na parte superior
- Agora você está vendo a interface do calendário.
- Você pode escolher entre visualização mensal, semanal ou diária.
- Você pode navegar entre os tempos com os botões da esquerda.
DICA–Você pode criar tarefas diretamente na visualização do calendário! Assim como você criaria um evento de calendário, basta clicar em uma data/hora preferida e a tarefa terá automaticamente os prazos atribuídos.
Rolagem horizontal no Kanban
Facilitamos a rolagem para a esquerda e para a direita para que você não precisasse sempre espremer seu workflow inteiro nos limites de uma única tela.
No aplicativo de desktop
DICA–Você pode usar X em seu teclado para alternar entre os passos de trabalho expandidos e colapsados.
Editando a etapa de trabalho
Você pode gerenciar e editar suas etapas de trabalho diretamente no painel de tarefas. Isto é útil quando você quer mudar rapidamente o nome de uma etapa específica, adicionar propriedade ou adicionar uma descrição.
No aplicativo de desktop
- Abra o painel de tarefas no qual você gostaria de fazer mudanças.
- Clique no ícone da engrenagem ao lado da etapa de trabalho que você deseja editar.
- Aparece um modal
- Edite o título e descrição, ou adicione um proprietário à etapa da obra.
- Na aba de automação, você pode adicionar auto-responsáveis e também configurar o encaminhamento de tarefas.
DICA –Você também pode editar o título da etapa de trabalho simplesmente clicando no nome na coluna.
Etapas de trabalho personalizáveis
Os paineis de Kanban da workstreams.ai funcionam melhor quando suas etapas de trabalho são nomeadas e organizadas de forma a melhor refletir as etapas da vida real que sua equipe toma para realizar o trabalho. Nós lhe demos a flexibilidade para configurar as coisas exatamente dessa maneira.
Uma das características mais poderosas do painel Kanban é a capacidade de personalizar as etapas de trabalho. Planejadas, bem como a última etapa: concluída. Todo o resto pode ser debatido. Cada equipe tende a ter seu próprio processo. Com isto em mente, as etapas em andamento entre o planejado e o concluído são completamente personalizáveis.
DICA aos usuários PRO - Enquanto nosso plano padrão permite que você faça até cinco etapas entre o planejado e o concluído, todos os nossos usuários PRO podem usar até 15. Incrível!
No aplicativo de desktop
Por exemplo, vamos revisitar nossa tarefa de Recrutamento de Programadores em nosso painel de tarefas #recrutar-equipe-desenvolvimento. O que é necessário para que esta tarefa seja concluída? Em uma empresa maior, normalmente há várias etapas, como por exemplo:
- Preparar a Lista de Qualificações
- Notificar os Recrutadores do RH.
- Anúncios de Recrutamento de Vagas de RH.
- Revisar currículos.
- Escolher candidatos a entrevistar.
Personalizar seu quadro Kanban para refletir estas etapas leva segundos. O quê? Sim, isso não é uma gralha. Você pode montar todo um processo em um projeto em questão de segundos. Aqui estão as etapas...
Personalizando as etapas "Em andamento"
- Vá para o painel de tarefas em seu quadro Kanban. Por exemplo: #recrutar-equipe-desenvolvimento.
- Clique no ícone da engrenagem
- Substituir "Em Trabalho" por "Preparar Lista de Qualificações".
- Clique no botão + Adicionar novo passo diretamente abaixo de "Preparar Lista de Qualificações". Uma nova etapa é adicionada.
- Substitua "Nome da sua etapa de trabalho" por "Notificar Recrutadores do RH".
- Clique novamente no botão + Adicionar nova etapa e adicione: "Anúncios de Recrutamento de Empregos no RH".
- Clique no botão + Adicionar nova etapa novamente e adicione: "Revisar CVs".
- Clique no botão + Adicionar nova etapa novamente e adicione: "Escolha Entrevistar Candidatos".
- Aperte o botão Salvar. Como mágica, agora você tem um processo de 5 etapas para recrutar o pessoal que você precisa para seu projeto.
DICA–Observe que o departamento de RH precisa se envolver aqui. Basta adicionar as pessoas necessárias do RH a sua equipe #recrutar-equipe-desenvolvimento e então você pode atribuí-las às tarefas 2 e 3.
Limitar o número de tarefas visíveis por coluna
Um grande número de tarefas dentro de uma coluna em seus paineis Kanban pode se tornar pesada muito rapidamente, especialmente quando você está em uma equipe altamente produtiva com saídas de bits. Adicionamos um pequeno recurso no aplicativo que lhe permite esconder um número específico de tarefas sob um botão revelar, para que você possa organizar um pouco! Veja como fazer isso:
No aplicativo de desktop
- Navegue até o painel de tarefas no qual você deseja estabelecer alguns limites de visibilidade da tarefa.
- Clique no ícone do equipamento ao lado do título da coluna.
- O menu de configuração das etapas de trabalho é aberto.
- Na parte inferior da guia Propriedades, há uma chave múltipla para ligar o limitador.
- Insira o número desejado de tarefas que você deseja que sejam exibidas nessa coluna.
- Clique fora para salvar.
Modelos de paineis de tarefas
Sabemos que muitos procedimentos internos são similares em muitos locais de trabalho. Para economizar seu tempo, criamos modelos essenciais que refletem estes procedimentos - deixando você livre para começar com mais do que apenas uma folha em branco, mas ainda assim capaz de editar as coisas de acordo com as necessidades de sua empresa.
No aplicativo de desktop
- Vá para o canal em seu painel Kanban #recrutar-equipe-desenvolvimento.
- Clique no ícone da engrenagem no canto superior direito da pista do canal. O diálogo Configurar canal é exibido.
- Observe o menu suspenso Escolher um modelo de painel de tarefas.
- Selecione seu modelo de painel de tarefas desejado.
- O gráfico abaixo mostra como será seu painel de tarefas.
- Reordene e edite as colunas, se necessário.
- Clique em Salvar para usar o modelo do painel de tarefas.
DICA–Para utilizar um modelo de painel de tarefas, a coluna "em andamento" de seu painel de tarefas deve estar vazia, sem tarefas.
Tarefas congeladas
A ferramenta "Tarefas congeladas" é um grande lembrete visual de tarefas que ficaram presas ou "congeladas" em seu painel de tarefas por um tempo. A idéia é que isto ajude na tomada de decisões sobre algumas tarefas que talvez precisem de atenção, para serem arquivadas ou que não sejam mais relevantes.
No aplicativo de desktop
Para habilitar o indicador de tarefas congeladas em cada painel de tarefas, basta usar a chave liga/desliga no topo de cada quadro. Você a reconhecerá pelo ícone do floco de neve.
Configure o formato de suas mensagens de tarefa
A maneira como você vê as tarefas da workstreams.ai no Slack pode ser editada com base no que é mais importante para você - maximizando as informações que você vê sobre cada tarefa, ou minimizando o espaço que cada tarefa ocupa em seu canal.
— Visão completa — A versão testada e experimentada, adorada por nossos usuários. Ela atende à galera "no comando", aos usuários que precisam ter controle total sobre cada aspecto da tarefa. Todas as informações sobre a tarefa são desfrutadas, à vista de todos. O título e a descrição estão em plena vista, juntamente com todos os controles de que se pode precisar.
— Visão básica— Descreva o básico. O Block Kit nos permitiu elaborar um tipo de mensagem que atende aos usuários que estão no meio. Esses são os usuários que gostam de algumas informações e controles úteis na ponta dos dedos sem lidar com a bagunça no canal. Para eles, nós desenvolvemos a visão básica. Ela fornece as informações essenciais sobre a tarefa, tudo o que você precisaria saber, juntamente com controles úteis para definir prazos. responsáveis e tags.
— Visão compacta — As coisas começam a ficar compactas! Este formato de nossa mensagem de tarefa dá a você e suas equipes apenas o essencial - nada mais, nada menos. Por ter apenas duas linhas de comprimento, ele se mistura perfeitamente com as comunicações de seu canal. Ela fornece o nome da tarefa, seu status e informações sobre quaisquer tags, prazos ou anexos. É isso aí! Informações essenciais sem causar qualquer distração ou desordem à sua comunicação e trabalho. Mágico!
É claro, você e sua equipe têm total controle sobre qual formato é utilizado em seus canais. Veja aqui como fazer mudanças:
No aplicativo de desktop
- Vá até o painel de tarefas que você deseja configurar.
- Clique no ícone do engrenagem ao lado do nome do canal.
- Clique em mensagens Slack.
- Escolha o formato de sua preferência entre as opções fornecidas.
- Clique em salvar
No Slack
- Vá para o canal que você deseja configurar.
- Digite /workstreams e clique em Enter.
- Selecione Configurações de canal e aparecerá um diálogo.
- Escolha seu formato preferido a partir do menu suspenso. Moleza!
Modo noturno
Um recurso há muito esperado está finalmente aqui. Nosso modo noturno faz com que seus workflows, paineis de tarefas e objetivos sejam fáceis para os olhos e confortáveis para trabalhar à noite. Aqui explicamos como ativá-lo:
No aplicativo de desktop
- Clique na foto do seu perfil no canto superior direito
- Clique em "Modo noturno" para ativar e desativar o recurso.